In questa guida spieghiamo come rivolgersi al notaio.
Quando la quotidianità ci pone davanti a determinati impegni di ordine legale, può essere utile sapere come rivolgersi al notaio in un modo sufficientemente formale. Questa importante figura, spesso ritenuta tanto prestigiosa quanto quella di un magistrato o di un politico, è infatti presente nella quotidianità di tutti coloro i quali devono investire i propri contratti di una valenza legale.
Se hai bisogno di contattare un notaio ma non sai come rivolgerti a questo professionista, nella nostra guida trovi tutte le informazioni necessarie per farlo nel modo corretto evitando disguidi e brutte figure. Prima di cominciare quindi, cerchiamo di vederci più chiaro sui compiti svolti da questa figura professionale, così da capire se la sua consulenza sia effettivamente quella che può fare al caso tuo.
Cosa Fa il Notaio
La funzione del notaio è di pubblica utilità. Esso infatti, è a tutti gli effetti un pubblico ufficiale, il quale è stato istituito dalla Repubblica Italiana del compito di ricevere e supervisionare la stipula di contratti tra vivi e, oltre a ciò, anche di rappresentare i defunti che abbiano redatto testamento.
Ogni atto che sia stato scritto dal notaio è necessariamente un atto pubblico, il che significa che esso presenta una valenza legale che altri documenti non posseggono.
Pensa infatti che un atto notarile rappresenta, in sede giudiziale e quindi in tribunale, una prova piena, che deve quindi essere data per vera anche dalle autorità giudiziarie.
Solitamente, gli atti notarili sono rilasciati in situazioni che riguardano ambiti e attività molto importanti nel corso di una vita, come per esempio
-Attestati relativi a stato civile, e a sfere personali come i rapporti con figli naturali, partner
-Contratti e documenti che riguardano mutui, costituzione di società, vendita di beni, divisioni patrimoniali
-Documenti scritti che ufficializzano le volontà di individui in vita o defunti, come donazioni, testamenti, usufrutti
Questo breve elenco non può chiaramente esaurire tutte le funzioni ricoperte da un notaio, ma serve per fornire una panoramica di tutte quelle questioni che possono essere visionate e regolate da tale figura.
Come Contattare un Notaio
Il notaio rappresenta quindi in sostanza una sorta di terza parte, un “arbitro” dalla rilevanza pubblica, che deve indagare la volontà dei soggetti coinvolti e che deve quindi curare la redazione integrale dell’atto di interesse.
Il rapporto tra un notaio ed i suoi clienti comincia quindi ancora prima della redazione del contratto o dell’atto, e solitamente prevede che prima della messa nero su bianco delle volontà dei soggetti, questo professionista ponga all’attenzione importanti aspetti di valore legale, che potrebbero addirittura determinare un cambio di rotta o comunque delle modifiche della volontà delle parti coinvolte.
Il suo potere è molto ampio, e pertanto è necessario rivolgersi a questa figura solamente se si è consapevoli e determinati a portare a termine una certa trattativa o accordo.
Naturalmente, il notaio che andrà a redigere gli atti deve sempre essere scelto dalle parti in comune accordo, pena l’impossibilità di portare a termine le operazioni.
In questi casi, la scelta migliore è sempre quella fatta sulla fiducia.
Ecco quindi che dopo aver meglio compreso l’enorme rilevanza della figura del notaio, viene da chiedersi quali siano i titoli e i migliori aggettivi da utilizzare per esempio in sede di richiesta di consulenza, ma anche di persona o all’interno di comunicazioni ufficiali di carattere legale o anche personale.
Generalmente, il titolo con cui ci si rivolge ad un notaio è quello di “Dottore”, ma anche di “Notaio” stesso. Per quanto riguarda invece gli aggettivi da anteporre al termine notaio, segnaliamo di seguito quelli certamente corretti, che è possibile utilizzare nelle comunicazioni di carattere ufficiale ma anche nella corrispondenza privata
-Gentile Sig. Notaio, abbreviato “Gent.”
-Gentilissimo Sig. Notaio, abbreviato “Gent.mo”
-Egregio Sig. Notaio ,abbreviato “Egr.”
-Spettabile Sig. Notaio ,abbreviato “Spett.”
Gentile è indubbiamente l’aggettivo meno formale, mentre Egregio e Spettabile sono considerati quelli migliori da utilizzare nel caso in cui il rapporto di lavoro tra te e il notaio sia appena cominciato. Al termine “Sig.”, che sta per “Signore” può anche essere sostituito senza alcun problema quello di Dottore. Inoltre, è bene ricordare che è possibile utilizzare il cognome del professionista ogni volta in cui si ritenga necessario.
Linguaggio per Rivolgersi al Notaio
Dopo aver inquadrato con precisione quali siano gli aggettivi che devono precedere il termine “Notaio” nella scrittura di una lettera, è il momento di capire quale sia il miglior linguaggio da impiegare durante la redazione dell’intero messaggio.
Naturalmente, il primo fattore da tenere in considerazione prima di scegliere il tono giusto per una lettera è sempre il livello di confidenza che si ha con il notaio in questione. È chiaro che se è la prima volta che contatti uno specialista dovrai rivolgerti al notaio con un linguaggio formale, che includa l’utilizzo della terza persona singolare (il “Lei” al posto del “Tu) e dei termini sufficientemente ricercati, ma non troppo astrusi o antiquati.
Ricorda che stai parlando con un pubblico ufficiale, quindi cerca al contempo di esprimerti cortesemente, senza dimostrare eccessiva sfacciataggine e senza mai apparire aggressivo o ancor peggio offensivo.
Utilizza formule che presentino i fatti o le tue necessità in modo chiaro e schematico, ma evita di far apparire la lettera o il messaggio eccessivamente “giovanili” o confidenziali. Ricorda comunque che i mezzi migliori per comunicare con il notaio ad oggi sono sempre più digitali: pertanto, il rischio di errore o di distrazione è sempre dietro l’angolo!
Cosa Evitare Quando ci si Rivolge al Notaio
Agganciandoci a quanto appena esposto nel paragrafo precedente, possiamo ora stilare un elenco di cose che NON devono mai essere incluse in una lettera, email o in un messaggio al notaio. Eccole di seguito
-evita di utilizzare il Tu
-non inserire mai abbreviazioni colloquiali
-non usare parole che possono apparire irrispettose
-evita i giri di parole
-no alle pretese
Seguendo queste semplici regole, siamo certi che potrai comunicare con il notaio in modo più che soddisfacente. In generale, man mano che la collaborazione tra te e il notaio si intensifica, ricorda che potrai comunque fare ricorso a formule meno ossequiose, passando per esempio da una conclusione di lettera come “Cordiali saluti” a “Saluti”, da “Egregio” a “Gentile” e così via. Nessuno ti vieta di instaurare con il tuo notaio un rapporto di fiducia, il quale molto spesso può arrivare addirittura a tramutarsi in amicizia.
Conclusioni
Capire come rivolgersi al notaio in modo corretto ti permette di ottenere tutti i servizi di cui hai bisogno in materia di atti, contratti, successioni, testamenti ecc. Ricorrere all’aiuto di un professionista di questo calibro infatti, è l’unico modo per rendere i tuoi documento e le tue richieste legalmente valide, e pertanto necessita dell’uso di uno stile, di un linguaggio e di un vocabolario appropriati.
Una volta composto il messaggio, è poi anche molto importante ricordare di ricontrollare e rileggere ciascuna delle parti che lo compongono più volte, se necessario chiedendo aiuto a un amico o un familiare.
Con un doppio controllo, è praticamente impossibile commettere errori. Sei in dubbio su quale titolo meglio si addica al notaio? Nessun problema, scegliendo tra uno di quelli indicati in questo articolo andrai sempre sul sicuro.