In questa guida spieghiamo come rivolgersi all’ambasciatore.
Sapere come rivolgersi ad un ambasciatore nel modo giusto è un’abilità che può sempre tornare utile, perché questa figura di rilevanza internazionale potrebbe presenziare ad un evento al quale sei invitato, ma anche inviare una richiesta o una comunicazione al tuo ufficio, magari chiedendoti una consulenza. Certo, rivolgersi ad una personalità di questa rilevanza è un evento piuttosto raro, ma ciò non toglie che nel caso si presenti l’occasione sia sempre meglio essere preparati, così da evitare brutte figure.
Se anche tu ti sei ritrovato in questa situazione o semplicemente sei curioso di sapere come ci si deve rivolgere ad un ambasciatore, sei nel posto giusto: in questa guida troverai tutte le informazioni necessarie per farlo nel modo migliore azzerando una volta per tutte le possibilità di fare brutta figura. Prima di cominciare però, ti consigliamo di rinfrescarti la memoria e di cercare di capire meglio quale sia il ruolo dell’ambasciatore nella vita politica della tua città o del tuo stato di appartenenza. Fatto ciò, comprendere perché è necessario utilizzare un linguaggio piuttosto che un altro sarà un vero e proprio gioco da ragazzi!
Ruolo e compiti dell’ambasciatore
La funzione dell’ambasciatore è di estrema importanza. Questa carica infatti, permette a chi la riveste di rappresentare in territorio straniero il capo di Stato del paese di provenienza. Più nello specifico poi, è possibile dire che un ambasciatore deve esercitare i seguenti compiti
-Fare gli interessi della nazione e dei suoi cittadini
-Mettere in atto un confronto con i governi stranieri
-Negoziare con gli altri Stati
-Conservare e trasferire informazioni di rilevanza nazionale in patria
-Svolgere attività diplomatica di prevenzione del conflitto
-Promuovere la cooperazione internazionale su più piani, come quello economico, quello scientifico e più in generale quello culturale.
Grazie al proprio potere, un ambasciatore può poi intraprendere specifiche missioni diplomatiche con un altro stato, così come presiedere missioni definite “permanenti”. Egli inoltre, può richiedere udienza presso il Capo dello Stato in qualunque circostanza. In Italia, è possibile essere nominati ambasciatori con un espresso decreto del Presidente della Repubblica, il quale deve seguire la delibera del Consiglio dei ministri.
Contattare l’ambasciatore
Emerge quindi chiaramente quanto la figura dell’ambasciatore sia effettivamente importante. Nel caso in cui fosse necessario interagirvi quindi, sarà opportuno utilizzare sempre i corretti appellativi, i quali come è facile immaginare possono variare anche a seconda della confidenza e della frequenza con la quale si è portati a comunicare.
A titolo generale, è bene ricordare che l’appellativo ufficiale che bisognerebbe impiegare rivolgendosi ad un ambasciatore è “Sua eccellenza”. Questa regola, per quanto non sempre rispettata, deriva dal fatto che l’ambasciatore rappresenta il Presidente della Repubblica, carica per la quale è sempre necessario utilizzare tale termine.
Ad oggi tuttavia, anche se presso gli ambienti ufficiali si continuano ad utilizzare appellativi storici e dalle antiche origini, pare che il ricorso a queste diciture sia in costante declino.
Comunicazioni al ambasciatore: aggettivi da usare in una lettera
Se hai bisogno di scrivere una lettera all’ambasciatore, devi sapere che è possibile utilizzare nelle comunicazioni di carattere ufficiale ma anche nella corrispondenza privata uno o più di questi aggettivi:
-Egregio Sig. Ambasciatore (abbreviato “Egr.”)
-Spettabile Sig. Ambasciatore (abbreviato “Spett.”)
-Illustre Sig. Ambasciatore
Non tutti però sono d’accordo con questa opzione, e per tutelare al massimo la tua credibilità e reputazione ti consigliamo, anche nel caso in cui la comunicazione con l’ambasciatore avvenga per via scritta, di ricorrere ancora una volta all’appellativo “Sua Eccellenza”.
Linguaggio per rivolgersi all’ambasciatore
Oltre agli appellativi però, è sempre bene affiancare in una comunicazione scritta od orale con l’ambasciatore anche il giusto linguaggio.
Come è facile intuire, dato l’elevatissimo rango di appartenenza di questa figura politica, è necessario ricorrere all’uso di un tono e di uno stile il più possibile formali, che possano esprimere appieno il rispetto nei confronti di questa personalità.
Rispetto tuttavia, non significa reverenza, pertanto ricorda sempre che potrai comunque manifestare dissenso nei confronti dell’ambasciatore, a patto però di farlo con educazione e moderazione.
Dato per assodato che in comunicazioni formali è sempre d’obbligo ricorrere all’uso della terza persona singolare, ovvero il “Lei”, quando ti appresti a scrivere o a parlare con l’ambasciatore infine, il consiglio è di rimuovere dal vocabolario tutti quei modi di dire colloquiali che utilizzeresti con amici e conoscenti.
Nel caso dei saluti finali per esempio, prediligi sempre e comunque formule come “Buongiorno” e “Buonasera”, mentre nei congedi di consigliamo di inserire frasi come “Cordialmente” o anche più formali, come “Distinti saluti”.
Un altro modo sicuramente appropriato di rivolgersi ad un ambasciatore prevede inoltre una forma di ringraziamento per il tempo che ti ha dedicato, il quale può avvenire sia in maniera scritta che a voce. L’importante anche in questo caso è cercare di apparire il più formale e rispettabile possibile, senza cadere in ripetizioni o in diciture antiquate difficili da comprendere.
Rivolgersi ad un ambasciatore – Cosa evitare
Oltre a tutte le diciture migliori per rivolgersi ad un ambasciatore, ti consigliamo poi di tenere a mente anche tutte quelle parole o frasi che sarebbe meglio evitare il più possibile. Naturalmente, esistono delle eccezioni che fanno sì che tu possa cambiare per esempio il tono della comunicazione, ma in generale è sempre meglio rispettare quanto riportato di seguito
-Evita di utilizzare la seconda persona singolare, ovvero il “TU”. Questo errore ti farebbe apparire immediatamente poco rispettoso nei confronti dell’ambasciatore, il quale potrebbe scegliere di non proseguire il colloquio o di non rispondere alla tua lettera;
-Non inserire mai abbreviazioni colloquiali nel corso del messaggio, né modi di dire che useresti con persone che conosci. Se possibile, evita anche tutte le forme dialettali tipiche del tuo paese di origine;
-Non usare parole che possono apparire irrispettose, violente o offensive (questa più che altro, è una regola generale da rispettare anche con le altre persone, indipendentemente dalla carica che ricoprono);
-Evita i giri di parole, ricordando che un ambasciatore è solitamente oberato dagli impegni e può dedicare alle diverse questioni poco tempo, quando non pochissimo;
Seguendo queste semplici indicazioni, riuscirai a comunicare nel modo opportuno con l’ambasciatore praticamente in qualsiasi situazione, massimizzando di molto le possibilità che le tue richieste e le tue aspettative vengano soddisfatte. Se hai dei dubbi riguardo alla pertinenza o meno della tua richiesta, ti ricordiamo di consultare il sito web ufficiale del ministero degli esteri, cercando di comprendere se l’ambasciatore sia effettivamente la carica giusta alla quale rivolgerti.
Conclusioni
Quanto descritto fino a qui è tutto quello che devi sapere per comunicare in maniera ottimale con una carica dello stato importante come quella dell’ambasciatore. Naturalmente, per rivolgerti a questa personalità potrai inizialmente cercare di reperire gli indirizzi dei suoi uffici o, ancora più facilmente, quelli dell’ambasciata di tuo interesse.
Presso questo ente potrai così entrare facilmente in contatto con l’ambasciatore, eventualmente anche chiedendo udienza presso il suo ufficio o con un suo sostituto o sottoposto. Non ti indispettire se, una volta contattato l’ambasciatore la risposta tarda ad arrivare: solitamente, le richieste dei privati cittadini impiegano diverse settimane per essere elaborate.
Se invece per vari motivi ti dovessi trovare a dover rispondere tu ad una comunicazione con l’ambasciatore, cerca di essere il più preciso e formale possibile.