In questa guida spieghiamo come rispondere agli inviti formali, così da non lasciare in sospeso le proposte altrui e dimostrarsi sempre educati e cortesi, pronti ad affrontare qualunque situazione.
Molto spesso, quando ci si affaccia per la prima volta nel mondo del lavoro o quando semplicemente si ha a che fare con questioni importanti, capita di trovare il linguaggio tipico di queste situazioni difficile, talvolta addirittura incomprensibile. Esimio, egregio, spettabile, sono tutti appellativi che non si utilizzano nella vita di tutti i giorni, così come altre forme di discorso più complesse.
Se hai ricevuto un invito a partecipare ad una cena di gala, ad un convegno, ad una commemorazione nazionale o ad un compleanno di qualche persona importante tuttavia, non preoccuparti: nei prossimi paragrafi ti spiegheremo come rispondere agli inviti formali fornendoti esempi di frasi e termini infallibili, che potrai adattare alle tue esigenze caso per caso. Oltre a ciò, ti illustreremo la struttura che secondo noi deve avere una risposta all’altezza della situazione, aiutandoti a non dimenticare nessuna informazione essenziale. Sei pronto a conoscere tutti i segreti per una comunicazione formale degna di re e regine? Allora non perdiamo altro tempo e cominciamo!
Non importa che si tratti di un invito ad un convegno universitario, ad un matrimonio o ad una riunione di un’associazione della quale fai parte: nel momento in cui ricevi da qualcuno un invito formale, il galateo impone di rispondere. Come sicuramente già saprai però, le risposte ad inviti formali richiedono qualche attenzione in più rispetto ad un semplice sì o no scritto alla veloce su Whatsapp, cioè l’utilizzo di un formato ed un linguaggio appropriati. Ad un maggiore impegno tuttavia non deve mai accostarsi una minor libertà di rispondere quello che vuoi: non è detto infatti che solo perché un evento sia più formale di un altro tu dovrai parteciparvi necessariamente. Anche il rifiuto di un invito infatti può essere scritto o comunicato in modo formale. L’importante è seguire la regola delle 3 “G”, ovvero “Galateo”, “Gentilezza” e “Gratitudine”.
Ciò significa pensare nel dettaglio a tutti i vari aspetti relativi alla risposta ad un invito formale. Prima di iniziare infatti, dovrai capire quale mezzo utilizzare per rispondere, quanto scrivere o dire al destinatario e entro quando farlo.
Quale mezzo utilizzare per rispondere
Talvolta, al fondo degli inviti formali viene indicato il metodo di risposta da utilizzare una volta scelto se partecipare o meno. Come fare però quando manca questa informazione? Una linea guida generale del galateo decreta che è opportuno rispondere ad un invito formale con lo stesso mezzo che è stato usato per invitarti.
Ciò banalmente significa che se vieni invitato ad un matrimonio con un biglietto scritto a mano, dovrai rispondere nel modo più simile possibile, ricorrendo quindi ad un biglietto cartaceo. Se invece l’invito ad una festa di gala ti arriva via email, potrai sentirti libero di rispondere anche tu tramite posta elettronica, a patto naturalmente di usare un linguaggio appropriato.
In secondo luogo, se è già trascorso un po’ di tempo dalla ricezione dell’invito puoi accorciare i tempi della risposta telefonando direttamente agli uffici dell’ente o all’abitazione della persona che ti ha invitato. Il segreto in questo caso è comporre il numero solo durante gli orari d’ufficio, evitando le pause pranzo e le ore pasto, così come le ore serali più tarde. Anche il week end è da evitare, poiché le chiamate in tale occasione potrebbero risultare poco rispettose.
Vietato invece rispondere ad inviti formali ricevuti tramite lettera utilizzando chat private o pagine di social network, in quanto questa potrebbe essere considerata una mancanza di buone maniere.
Cerca sempre di valutare tu se il destinatario possa o meno condividere un metodo di comunicazione piuttosto che un altro, anche in relazione a quanto sia o meno una “persona all’antica”. Così facendo, difficilmente sbaglierai!
Linguaggio e stile
La scelta delle parole giuste è forse l’aspetto che mette più in crisi chi deve rispondere a degli inviti formali. Essa infatti dipende non solo dal rapporto che intercorre tra te e il mittente dell’invito, ma anche il prestigio dell’evento al quale sei invitato e il linguaggio usato nell’invito stesso.
Una regola generale che permette di non fare mai figuracce consiste nell’abbandonare l’uso del troppo confidenziale “tu” e prediligere invece il “lei”, ovvero la terza persona singolare. In questo modo, è scontato che la persona che leggerà la tua risposta si sentirà trattata con il dovuto rispetto, anche qualora il tuo lessico non risulti molto forbito.
Sono ben accetti tutti gli appellativi introduttivi come “Gentile Sig.” o “Spettabile Dott.” che servono per mostrare da subito la tua volontà di apparire educato e formale. Ricorda che se ti rivolgi a figure di particolare rilievo come politici, professionisti, rappresentanti di spicco dell’ambiente culturale o dell’imprenditoria, è sempre bene iniziare la risposta rivolgendoti a loro con il giusto titolo: Dott. Per i dottori, Avv. Per gli avvocati, Ing. Per gli ingegneri, On. Per i politici e così via.
Nel corso della risposta, cerca di usare parole più formali, sia nel corpo principale che nei saluti, scrivendo frasi come “La ringrazio immensamente per l’invito, sono lieta di prendere parte alla cerimonia in onore di…”
Struttura della risposta all’invito formale
Vediamo come strutturare una risposta scritta ad un invito formale, sia nel caso in cui tu intenda partecipare sia che tu preferisca invece declinare l’invito.
La prima parte della risposta deve essere dedicata all’introduzione, nella quale scriverai per esempio “Gentile Sig. ____,” per poi andare subito a capo dopo la virgola.
Inizia poi la lettera scrivendo: “Con la presente lettera sono lieto di comunicarle la mia partecipazione alla cena di gala che si terrà presso il palazzo ___ il giorno ___. Ringraziandola di cuore per l’invito, porgo cordiali saluti”.
Dopo aver scritto le tue volontà, ricordati di apporre una firma leggibile al fondo della comunicazione, così da conferire maggiore autenticità al messaggio (sia che tu scriva a mano sia che tu abbia deciso di redigere la risposta al computer e di stamparla in un momento successivo).
Se invece intendi declinare l’invito formale, ti consigliamo di utilizzare la medesima struttura della risposta appena utilizzata per accettare, cercando di includere tra le righe sia un ringraziamento, sia una formula che esprima dispiacere per non poter prendere parte all’evento.
Ecco quindi che frasi come “Sono purtroppo costretto da cause di forza maggiore a declinare il suo invito” oppure “Purtroppo per via di un impegno non potrò prendere parte alla cerimonia.”
Continua poi la risposta con formule come “Ringraziandola comunque per la cortesia dell’invito” oppure “Spero che in futuro vi sarà una nuova occasione per festeggiare insieme a lei e alla sua famiglia. Sentiti ringraziamenti”.
Infine, firma la risposta e inviala al destinatario. Come anticipato, queste stesse formule possono tranquillamente essere utilizzate anche per una risposta telefonica, che chiaramente sarà più fluida anche rispetto a quanto detto dall’interlocutore in tempo reale. Anche in questo caso, l’uso dei lei è fondamentale per fare una buona impressione.
Conclusioni
Se rispetterai tutte le indicazioni riportate in questa guida, rispondere agli inviti formali si trasformerà da obbligo spaventoso ad un vero e proprio gioco da ragazzi: ricorda infatti che nella maggior parte dei casi la chiarezza e la sintesi sono il modo migliore per fare bella figura.
Infine, ricorda che se intendi declinare l’invito, nessuno ti obbliga a spiegare il perché: l’importate piuttosto sarà ancora una volta mostrare rispetto e gentilezza.