La cosa peggiore che vi possa capitare quando organizzate un evento è che partecipino poche persone. Con tutto l’impegno che ci avete messo è imbarazzante ritrovarsi quasi da soli. Uno dei motivi principali che causano il fallimento di un evento è l’incapacità di coinvolgere il pubblico di riferimento fin dal principio realizzando, magari, mail ed inviti, fatti male. Per non ritrovarvi in questa spiacevole situazione, avete bisogno di una strategia di mail marketing efficace per attirare le persone giuste e coinvolgerle nel vostro evento virtuale ancora prima che questo abbia inizio. La mail di invito deve convincere le persone che non partecipare sarebbe un grosso errore perché perderebbero qualcosa di veramente importante per loro.
In questa guida vedremo come creare una mail di invito perfetta, in particolare:
– Gli elementi da includere
– I modi migliori per ottenere risposte
– Esempi di alcuni dei migliori oggetti
– E altro ancora
Come realizzare mail efficaci per attirare molte persone ad un evento
Anche se in questo momento vi sembra qualcosa di astratto, una mail di invito ad un evento ha una struttura ben precisa che saprete rispettare una volta aver scoperto i passi da seguire.
Vediamo alcune delle caratteristiche principali che questo tipo di mail devono avere
-devono essere coinvolgenti per chi le riceve
-devono essere integrate con un calendario per facilitare la programmazione
-devono essere personalizzate per offrire un’attenzione particolare a chi le riceve
-devono rivelare tutti i dettagli dell’evento e fornire le informazioni delle quali hanno bisogno
-devono prevedere un sistema di promemoria nel caso in cui le persone si dimentichino di rispondere all’invito
Distinguersi con una mail efficace
Ci sono diversi elementi da includere, dal template che si utilizza ai dettagli che si includono. La personalizzazione degli inviti ha un impatto enorme sulla buona riuscita della partecipazione all’evento.
Le persone oggi sono sommerse da decine di mail indesiderate che intasano le loro caselle di posta. Se non catturate la loro attenzione, il vostro invito si perderà tra tutte le altre comunicazioni inutili. Per evitare che ciò accada potete continuare a leggere per scoprire come scrivere l’oggetto cattura attenzione del vostro invito.
Prima, però, parliamo di ciò che rende un invito efficace. Prestate particolare attenzione ai seguenti elementi
-Oggetto
-Nome del mittente e saluto personalizzato
-Testo del corpo
-Call to action
Quando questi elementi si combinano perfettamente, avrete la mail di invito ideale per tutti i vostri eventi.
Prima di tutto vedremo tutti gli elementi che devono essere presenti in un invito e poi analizzeremo nello specifico il tema caldo dell’oggetto mail.
Ci sono diversi elementi che compongono un buon modello ma la semplicità vince su tutto.
Una mail di invito dovrebbe sempre includere
-Ora dell’evento
-Data
-Luogo dell’evento
-Programma dell’evento
-Eventuale materiale che deve essere letto o visionato prima dell’evento
-Durata dell’evento
Quest’ultimo aspetto è importante e spesso viene trascurato. Se dite a qualcuno che il vostro evento inizia a mezzogiorno, potrebbe non decidere di venire perché ha un appuntamento alle 14:30. Se invece gli dite che l’evento dura, ad esempio, un’ora, potrà partecipare senza problemi.
Se avete diversi tipi di eventi, potrebbe essere utile salvare diversi template di invito in modo da modificare solo i dettagli dei singoli eventi. Tuttavia, se disponete di questi elementi di base, avrete la garanzia di ottenere risposte migliori alle vostre mail, inclusi i rifiuti.
Più avanti vedremo alcuni esempi di come ottenere una risposta alla vostra e-mail di invito. Questo infatti deve essere il vostro obiettivo principale perché ricevere una risposta, positiva o negativa che sia, è cruciale per l’analisi dei dati dei vostri eventi. Ricordatevi di ricontattare in futuro anche le persone che declineranno l’invito perché la prossima volta potrebbero essere interessati a partecipare al vostro evento.
I migliori oggetti da usare per l’invito ad un evento
Se la vostra mail contiene informazioni preziose ma non riuscite a convincere le persone ad aprirla nessuno lo saprà. Il primo punto da tenere in considerazione è che le persone che compongono il vostro pubblico di riferimento non sono tutte uguali. Per questo motivo è essenziale impostare l’oggetto e-mail in modo tale da adattarlo a queste diverse tipologie.
Primo evento/invito
-Non perdete l’occasione: [Evento]
-Ciao [Nome], sei libero il [Data]? Partecipa al nostro [Evento] per divertirti!
-Il più grande [evento] della zona: [Nome dell’evento]
Inviti per le persone che hanno già partecipato ad almeno un altro evento
-Offerta early bird solo per i fan!
-Prezzo esclusivo del biglietto/prevendita solo per [Nome]
-Ciao, [Nome], è di nuovo tempo di [Evento]!
Promemoria dell’ultimo minuto
Potete anche inviare inviti dell’ultimo minuto per attirare l’attenzione delle persone un’ultima volta prima dell’evento. Questi includono argomenti come:
-[Evento]: Quasi esaurito! Acquistate subito i biglietti!
-Ultima possibilità di partecipare a [Evento]! [Nome], hai preso i biglietti?
-Non perdere l’occasione di partecipare a [Evento]! Biglietti disponibili per un periodo limitato!
Ecco una raccolta di alcune espressioni ottengono risultati notevoli:
-Agisci in fretta!
-Accesso anticipato/limitato esclusivamente per [Nome]: Prendete i biglietti prima che finiscano!
-Investite in voi stessi con [Evento]. Acquistate i biglietti oggi stesso!
-Risparmia il 10% sulla vendita anticipata dei biglietti per [Evento]! Acquistate i vostri oggi!
-Biglietti disponibili all’ultimo minuto: [Nome], non perdetevi [Evento]!
-Segnati il calendario, [Nome]! [Evento] si avvicina e i biglietti sono limitati!
-È qui, [Evento/Anno]. Avete già i biglietti?
Come si può vedere, tutto sta nell’attirare il pubblico nel modo giusto. Una delle leve più utilizzate per realizzare oggetti e-mail cattura attenzione è quella dell’urgenza unita a quella della paura di perdersi una grande occasione (se non vi sbrigate non non troverai più biglietti disponibili). Si può anche offrire una promozione speciale per chi prenota o acquista in anticipo.
Una strategia che funziona sempre è inserire un bonus speciale che è disponibile solo per le prime X persone che si registrano all’evento. Scegliete con attenzione il numero esatto e cosa avranno in cambio per la loro velocità.
Tipi di mail di invito a un evento
Spesso è necessario inviare più tipologie di invito e questo perché le persone che compongono il vostro pubblico non sono tutte uguali. Per fare un esempio, chi ha già partecipato ad un vostro evento in passato non è uguale a chi non lo ha mai fatto.
Ci sono tre gruppi principali da considerare
#1: Persone che partecipano per la prima volta
L’invito per questa categoria è forse il più gettonato perché dà la possibilità di aumentare i contatti profilati espandendo così il vostro pubblico
Questi inviti dovrebbero
-essere più urgenti e creare quel legame che avete già con chi già vi conosce bene
-fare in modo che si sentano già coinvolti dal vostro brand (se ci riuscite queste persone risponderanno di conseguenza)
-offrire molto valore
#2: Persone che hanno già partecipato ad un vostro evento
Questi inviti dovrebbero essere incentrati sul ritorno delle persone.
-Mettete il focus sulla proposta di valore unico per chi già vi segue
-Rinnovate quel legame personale che conoscono e amano
-Ricordate loro perché hanno scelto proprio voi
#3: Clienti che non hanno mai partecipato ad un vostro evento
Infine, ci sono i clienti che vi seguono ma che, per un motivo o per l’altro, non hanno mai partecipato a un vostro evento. Il modo in cui vi rivolgete a loro sarà diverso da quello in cui vi rivolgete a un pubblico nuovo perché esiste già una sorta di rapporto. L’invito via mail deve essere più mirato a potenziare questo rapporto.
La creazione di modelli per tutte le tipologie di persone del vostro pubblico di riferimento è un modo perfetto per raggiungere i nuovi contatti e mantenere i clienti fidelizzati in modo efficace.
Fac simile mail invito evento
Di seguito è possibile trovare un fac simile di mail di invito a evento in formato Word da scaricare.
