Il sollecito rimborso è una comunicazione formale che viene inviata quando, dopo aver richiesto la restituzione di una somma di denaro o di una somma anticipata, non si è ancora ricevuto quanto dovuto entro i termini previsti. Serve a ricordare al destinatario l’obbligo di effettuare il pagamento, sollecitando una rapida soluzione della situazione e dimostrando, allo stesso tempo, la volontà di risolvere la questione in modo cordiale e professionale prima di intraprendere eventuali ulteriori azioni legali o amministrative.
Come Scrivere Sollecito rimborso
Quando si redige una comunicazione finalizzata a sollecitare un rimborso, è fondamentale fornire tutte le informazioni necessarie affinché il destinatario possa identificare senza ambiguità la pratica in questione e comprendere la legittimità della richiesta. All’inizio del testo è importante indicare con chiarezza i dati del mittente, comprensivi di nome, cognome, eventuale ragione sociale, indirizzo, recapiti telefonici e indirizzo email, in modo che il destinatario possa risalire facilmente all’identità di chi scrive e contattarlo per eventuali chiarimenti. Subito dopo, occorre rivolgersi al destinatario riportandone i dati completi, come il nome dell’azienda o dell’ente, la persona di riferimento e l’indirizzo, per evitare fraintendimenti e garantire la corretta ricezione della comunicazione.
Nel corpo della lettera, è indispensabile specificare in modo dettagliato a cosa si riferisce il rimborso richiesto. Andrà menzionata la tipologia di spesa sostenuta o il servizio per cui si richiede la restituzione delle somme, indicando, quando possibile, il numero della fattura, dell’ordine, della pratica o del contratto, nonché la data dell’emissione del documento originario. Si deve poi esplicitare chiaramente l’importo esatto oggetto del rimborso, riportando sia la cifra in numeri sia, per maggiore chiarezza, in lettere. È utile richiamare eventuali comunicazioni precedenti, specificando le date delle richieste già inoltrate e sottolineando che, a tutt’oggi, non si è ricevuto alcun accredito né risposta risolutiva.
Per rafforzare la fondatezza della richiesta, si possono allegare copie delle ricevute, delle fatture, delle email di conferma o di qualsiasi altro documento comprovante il diritto al rimborso, facendo riferimento esplicito agli allegati all’interno del testo. È opportuno inoltre indicare le coordinate bancarie o le modalità preferite per ricevere il pagamento, così da semplificare le operazioni di rimborso da parte dell’interlocutore.
Nella parte conclusiva, è buona norma sollecitare una risposta entro un termine ragionevole, specificando la data entro la quale si desidera ricevere il rimborso e avvertendo, qualora la situazione lo richieda, che in assenza di riscontro si procederà a tutelare i propri diritti nelle sedi opportune. Il tono deve essere fermo ma sempre cortese, per favorire una soluzione rapida e amichevole della questione. Infine, la comunicazione deve essere chiusa con la data, la firma del richiedente e, se necessario, la dicitura relativa agli allegati.
Esempio Sollecito rimborso
Sollecito rimborso – Prima richiesta
Oggetto: Sollecito rimborso fattura n. [numero fattura]
Gentile [Nome destinatario],
la presente per ricordare che, a oggi, non abbiamo ancora ricevuto il rimborso relativo alla fattura n. [numero], emessa in data [data].
Vi preghiamo di voler procedere quanto prima al saldo dell’importo dovuto.
Restiamo a disposizione per eventuali chiarimenti e vi ringraziamo anticipatamente per la collaborazione.
Cordiali saluti,
[Nome mittente]
[Contatti]
Sollecito rimborso – Seconda comunicazione
Oggetto: Sollecito urgente per rimborso non ricevuto
Gentile [Nome destinatario],
con la presente desideriamo richiamare la vostra attenzione sul rimborso ancora in sospeso relativo alla pratica n. [numero].
Non avendo ricevuto riscontro alla precedente comunicazione, vi invitiamo a procedere al pagamento entro e non oltre 7 giorni dalla ricezione della presente.
In attesa di vostro cortese riscontro, porgiamo distinti saluti.
[Nome mittente]
[Contatti]
Sollecito rimborso – Terzo avviso
Oggetto: Terzo sollecito per rimborso in sospeso
Spett.le [Nome destinatario],
vi scriviamo per la terza volta in merito al rimborso relativo alla fattura/pratica n. [numero], tuttora non pervenuto.
Vi invitiamo a regolarizzare la posizione entro 5 giorni per evitare eventuali azioni successive.
Per qualsiasi informazione, restiamo a vostra disposizione.
Cordiali saluti,
[Nome mittente]
[Contatti]
Sollecito rimborso – Richiesta formale
Oggetto: Richiesta formale rimborso arretrato
Egregi Signori,
in mancanza di riscontro ai nostri precedenti solleciti, siamo costretti a inviarvi la presente richiesta formale per il rimborso dovuto, relativo alla pratica/fattura n. [numero].
Vi preghiamo di effettuare il pagamento con urgenza e di inviarci conferma dell’avvenuto rimborso.
Confidando in una rapida soluzione, vi porgiamo distinti saluti.
[Nome mittente]
[Contatti]
Sollecito rimborso – Preavviso di azioni legali
Oggetto: Preavviso azioni legali per rimborso non corrisposto
Gentile [Nome destinatario],
constatata la persistente mancanza di rimborso relativo alla fattura/pratica n. [numero], siamo spiacenti di dovervi informare che, in assenza di pagamento entro 3 giorni, saremo costretti a procedere per vie legali.
Vi invitiamo pertanto a regolarizzare immediatamente la vostra posizione per evitare spiacevoli conseguenze.
Distinti saluti,
[Nome mittente]
[Contatti]