Ogni anno vengono inviate in azienda migliaia di mail e ciascuna rappresenta il brand dell’azienda stessa. Molte di queste mail sono destinate ai più importanti clienti, partner e stakeholder della vostra azienda. È importante ponderare con attenzione questi messaggi e capire l’impatto che avranno su chi li legge. Elementi fondamentali come i saluti, il corpo della mail e la chiusura, contribuiscono a formare un’impressione positiva o negativa del brand nella mente di chi li riceve. La chiusura di una mail è importante quanto l’oggetto, anzi, secondo alcuni questa è la sezione più importante. Per questo motivo questo passaggio dovrebbe essere preso in grande considerazione evitando di scrivere qualcosa come “Ok, grazie”.
Sono molte le variabili che possono cambiare la chiusura di una mail. Chi è il destinatario della mail? Qual è lo scopo della mail? Con questa mail sto rappresentando l’intera azienda o solo me stesso? Che si tratti di un collega, di un professore, di un amico o di un familiare, si raccomanda sempre di inserire la propria firma. Conoscere il vostro pubblico vi aiuterà a capire cosa è appropriato e cosa non lo è. In questa risorsa forniremo innanzitutto degli esempi di chiusura di una mail professionale in un contesto lavorativo. Questo tipo di mail può essere inviata a colleghi, subordinati, capi, partner, clienti e persino amministratori delegati. Poi elencheremo le linee guida da seguire quando si invia una mail a un professore o a un’insegnante. Infine, parleremo delle mail agli amici e di come concludere correttamente una mail di ringraziamento.
Come concludere una mail in modo professionale
In un contesto lavorativo, ogni email inviata non crea solo un’impressione di voi come persone ma anche del brand dell’azienda per la quale lavorate. Ecco perché è così importante sapere come concludere una e-mail in modo professionale. Di seguito trovate alcune espressioni da evitare nella chiusura di una mail professionale:
-Ci sentiamo più tardi
-Bye bye
-A presto!
-Ci si sente
È bene evitare queste espressioni in una mail aziendale per ovvi motivi, il tono deve rimanere abbastanza informale o, comunque, non scadere mai in un tono totalmente fuori luogo rispetto al contesto.
Quando chiudete una ail in modo professionale, fate riferimento ad una lettera formale. Dopotutto, oggi come oggi, inviare una lettera a qualcuno per posta è come inviare una mail, quindi si possono applicare le stesse linee guida ed accortezze. Non sapete come concludere una lettera professionale? Mantenete un tono formale, ma amichevole. Ecco alcune frasi che sono state utilizzate nella frase conclusiva di esempi di lettere commerciali.
-Cordiali saluti
-Grazie per l’opportunità
-Grazie per il vostro tempo
-Saluti
-Fatemi sapere come posso aiutarvi
-Fatemi sapere se avete domande
Che si tratti di una normale lettera spedita per posta, di una mail a tutta l’azienda o anche di un incontro faccia a faccia con un cliente, l’obiettivo rimane lo stesso. I professionisti cercano di comunicare con gli altri in modo da dare un’impressione positiva di loro stessi e del brand dell’azienda che rappresentano. Dopotutto, interazioni di questo tipo possono far saltare un accordo, conquistare nuovi potenziali clienti e costruire relazioni più solide con i principali stakeholder dell’azienda.
Come concludere una mail a un professore
Proprio come le mail con i professionisti del business, anche quelle con gli insegnanti devono essere curate. Sfortunatamente, vengono inviate ai professori mail poco professionali, messaggi che probabilmente non aiutano gli studenti a ottenere un voto più alto. Non siate quello studente! Utilizzate questa risorsa per imparare come terminare una mail ad un insegnante.
Se ti stai chiedendo come scrivere una mail relativa ai voti ad un professore continua a leggere per scoprirlo.
Puoi infatti utilizzare questo esempio di mail al professore per chiedere aiuto come punto di partenza:
Professore [cognome]
Spero che la vostra settimana stia andando bene. Frequento la sua classe [nome della classe] al [orario della classe] e la mia esperienza è più che positiva al momento. [nome dell’argomento] è un argomento specifico a cui vorrei dedicare più tempo e impegno perché mi rendo conto che avrà un grande impatto sul mio voto complessivo. Per questo ho intenzione di fare tutto il possibile per essere preparato al meglio. Sarebbe disposto a dedicarmi qualche minuto in più prima o dopo la lezione? Ho alcune domande veloci su questo argomento per capire meglio alcuni punti. Grazie per il suo tempo e arrivederci alla prossima lezione!
È sempre meglio far leggere la mail ad una persona fidata prima di inviarla al professore. Bisogna spedirla con giorni, o addirittura settimane di anticipo rispetto alla data richiesta. Questo modello può essere applicato anche agli studenti che si chiedono come chiedere a un professore di rivedere una tesina. Il punto principale è chiedere aiuto se ne avete bisogno e farlo in modo da dimostrare al professore che siete proattivi e che state facendo tutto il possibile per apprendere l’argomento in modo approfondito. Lo stesso vale anche se dovete inviare una mail per segnalare la vostra assenza a delle lezioni, il professore apprezzerà certamente la vostra sincerità.
Vale lo stesso anche per gli insegnanti delle elementari o delle superiori. La comunicazione è sempre fondamentale. Oltre a sapere come concludere una e-mail a un insegnante, è fondamentale conoscere il tono di voce appropriato per il corpo dell’e-mail.
Il tono infatti cambia completamente a seconda del livello e del grado del professore al quale vi state rivolgendo.
Come concludere una lettera amichevole
In alcune situazioni si deve inviare una mail ad un amico o di un familiare. In questi casi, il corpo della mail e la firma possono essere più informali. Quando dovete concludere una e-mail informale non complicate troppo le cose e pensate a come potreste parlare con loro faccia a faccia. Il più delle volte, gli amici intimi non concluderanno una conversazione con frasi come
-Sono ansioso di continuare a lavorare con voi
-Cordiali saluti
Evitate ovviamente la terminologia commerciale o le frasi che non suonano naturali. Che si tratti di comunicazione offline o online, la conoscenza del pubblico al quale vi rivolgete vi aiuterà a definire il modo in cui presentare il vostro messaggio. Per gli amici, è necessario pensare meno e parlare in modo più naturale. Questo, ovviamente, non implica che il messaggio possa essere volgare o inappropriato! Usate il buon senso, trattate gli altri come vorreste essere trattati e apprezzate il loro tempo o la loro amicizia. Proprio come i contatti di lavoro o le persone a cui si guarda nel campo dell’istruzione, gli amici e la famiglia sono importanti.
Ringraziamenti
Tra tutte le frasi di chiusura delle mail, quella di ringraziamento è la più popolare. Pensate alle situazioni in cui dovete inviare una mail di ringraziamento. Come potete esprimere il vostro apprezzamento attraverso una mail che mostri al destinatario che apprezzate il suo contributo? Qual è la formulazione migliore per raggiungere questo obiettivo? Se si tratta di un amico o di un familiare che ha aiutato in qualcosa, dovrebbe essere abbastanza naturale. Ma in un contesto professionale o aziendale?
Soprattutto quando ci si candida per un lavoro, un grazie è molto importante. Oltre a mostrare il vostro apprezzamento di persona, è fondamentale inviare una e-mail di ringraziamento. Anche nelle fasi iniziali del processo di reclutamento e di candidatura, sapere come concludere una mail per un colloquio di lavoro può solo aumentare le possibilità di ottenere un colloquio e il lavoro stesso. Prima di tutto iniziate l’e-mail ringraziando per l’opportunità che vi è stata data e concludete con un messaggio di ringraziamento.
Anche se al momento non siete alla ricerca di un nuovo ruolo o di una nuova azienda, sapere come terminare una mail di questo tipo potrà tornarvi utile in futuro. Mano mano che fate carriera e si presentano nuove opportunità lavorative, potreste trovarvi in una situazione in cui la comunicazione via e-mail diventa cruciale. Sfruttatela a vostro vantaggio per distinguervi dagli altri candidati e fate tesoro di questi consigli.
Conclusioni
Quando scrivete una mail per scopi professionali, dovete usare una chiusura professionale. L’uso di una chiusura professionale per le e-mail è importante se state inviando una e-mail a qualcuno della vostra azienda, al vostro capo o a un collega. Una chiusura formale deve essere utilizzata anche quando si invia una e-mail per l’acquisto di un nuovo veicolo, la ricerca di una casa o l’accensione di un mutuo.
Se non siete abituati a concludere le vostre email in modo formale, probabilmente vi starete chiedendo come riuscirci. Dovete includere il vostro nome e cognome, i vostri dati di contatto ed eventualmente il vostro titolo di lavoro o un altro ruolo.
Includere questi dettagli chiave nella firma della mail indica chiaramente alle persone come raggiungervi e questo diventa molto importante quando ad esempio state rispondendo a degli annunci di lavoro. Se i recruiter non sanno come contattarvi, non potranno fissare colloqui o né
offrirvi un lavoro. In questo caso è ancora più importante terminare l’e-mail con una chiusura formale così da dimostrare che conoscete il mondo del lavoro e sapete come comportarvi in modo professionale.
Chiaramente inviare una mail ad un amico è cosa ben diversa. In questo caso ci si può semplicemente firmare con il proprio nome e cognome. In genere, con un amico non è necessario includere i dati di contatto. Questo è vero soprattutto con le comunicazioni digitali, dove basta premere rispondi.
Infine, il modo in cui si firma una-mail professionale non è lo stesso di come si firma quella ad un amico. Nel caso di una mail professionale, è opportuno optare per una frase di chiusura formale come “cordiali saluti”, mentre nel caso di un amico si può saltare la chiusura o usare un termine come “con affetto” prima della firma.