I reclutatori e i responsabili delle assunzioni utilizzano spesso le e-mail per richiedere un colloquio con un candidato. Il modo in cui rispondete può distinguervi dagli altri candidati. Una risposta pronta e cortese può mettere in evidenza la vostra professionalità e creare una prima impressione positiva.
In questa guida vi offriamo istruzioni passo passo su come confermare una richiesta di colloquio via e-mail, insieme a consigli ed esempi utili per aiutarvi a scrivere la risposta più adeguata.
Come rispondere a una richiesta di colloquio
Ecco alcuni consigli per aiutarvi a creare una mail di risposta professionale e ponderata a una richiesta di intervista:
Non cambiare l’oggetto
Se ricevete una richiesta di colloquio via mail, premete semplicemente “Rispondi” per mantenere lo stesso oggetto. Mantenere lo stesso oggetto renderà più facile per il responsabile delle assunzioni rintracciare la vostra risposta.
Grazie al responsabile delle assunzioni
Esprimete subito la vostra soddisfazione per l’opportunità di essere stati selezionati per un colloquio. Questo dimostra al responsabile delle assunzioni che siete educati, professionali ed entusiasti.
Fornisci la tua disponibilità
Se siete interessati alla posizione, fornite la vostra disponibilità e il vostro numero di telefono. Fate sapere al responsabile delle assunzioni se avete impegni già presi in precedenza per un giorno o un orario specifico o se siate legati a determinate fasce orarie nell’azienda per la quale lavorate attualmente.
Mantenere un tono professionale
Mantenete le vostre comunicazioni allegre ed educate ed evitate di usare emoji o un linguaggio che potrebbe essere considerato troppo informale. Rileggete poi le vostre e-mail prima di premere invio.
Fare domande
Non esitate a fare domande nella vostra risposta. Se non avete visto una descrizione del lavoro, questo è un buon momento per richiederla. Lo stesso vale per eventuali domande sul luogo del colloquio o su dove parcheggiare.
Declinare gentilmente
Se non siete interessati alla posizione lavorativa, dichiaratelo subito dopo aver ringraziato il responsabile delle assunzioni per avervi contattato. È sufficiente una breve ed educata spiegazione.
Esempi di risposta alle richieste di colloquio
Di seguito sono riportati esempi di come rispondere a una richiesta di colloquio in diverse circostanze.
Esempio di risposta standard via email
Questo è un esempio di email di base da prendere in considerazione se un datore di lavoro vi contatta per richiedere un colloquio:
Gentile Sig.ra Bianchi,
Grazie per la sua attenzione e per l’invito a sostenere un colloquio per il ruolo di Social Media Manager presso la società XYZ. Sono disponibile questo mercoledì alle 13:30 e non vedo l’ora di incontrarla per discutere tutti i dettagli della posizione.
Le chiedo gentilmente di farmi sapere se posso fornirle ulteriori informazioni prima del nostro incontro di mercoledì pomeriggio presso i vostri uffici.
Cordiali saluti, Mario Rossi
Esempio di risposta a una richiesta di intervista telefonica
Potreste ricevere un’e-mail che vi chiede di chiamare l’ufficio del potenziale datore di lavoro per fissare un colloquio. Anche se vi viene chiesto di chiamare, potreste prendere in considerazione l’invio di una breve e-mail di conferma.
Ecco un esempio:
Gentile Sig.ra Bianchi,
Grazie per la sua e-mail. Come da sua richiesta, la chiamerò domani (martedì) alle 15.00 per fissare un colloquio.
Non vedo l’ora di parlare con lei.
Cordiali saluti, Mario Rossi
Esempio di risposta in caso di conflitto di orari
Ecco un esempio di e-mail da inviare quando si ha un problema con la data del colloquio proposto.
Gentile Sig.ra Bianchi,
Grazie per la sua e-mail. Non vedo l’ora di incontrarla per discutere la posizione aperta.
Ho un problema con la data da lei proposta per il colloquio di lunedì alle 10. Sono però disponibile il lunedì dopo le 13 e dal martedì al venerdì alle 10. Le chiedo gentilmente di farmi sapere se una di queste opzioni può andare bene per lei.
La ringrazio nuovamente,
Mario Rossi
Esempio di risposta alla domanda sulle aspettative salariali
A volte un responsabile delle assunzioni vi chiederà le vostre aspettative salariali. Anche se questa può essere un’area difficile da gestire, ecco un esempio di risposta da includere nella vostra e-mail:
Gentile Sig.ra Bianchi,
la ringrazio per la sua comunicazione inerente la posizione aperta. Non vedo l’ora di incontrarla venerdì alle 10 per discutere insieme di questa opportunità.
In termini di retribuzione, sono alla ricerca di un’offerta competitiva che includa un bonus annuale e una polizza sanitaria. Sono comunque disponibile a saperne di più sulle specifiche di questa posizione prima di considerare il compenso.
La ringrazio anticipatamente,
Mario Rossi
Esempio di come rispondere a una richiesta di fissare un orario per un colloquio
I datori di lavoro a volte vi chiedono di inviare un’e-mail a un’altra persona per fissare un colloquio. In questo caso, dovete scrivere due e-mail: una risposta all’e-mail del datore di lavoro e un’altra alla persona che organizza il colloquio. Anche in questo caso, è importante rispondere prontamente e rimanere sintetici nella risposta. Nella seconda e-mail, dovrete fornire il motivo per il quale state scrivendo. Ecco due modelli che vi aiuteranno a gestire entrambe le situazioni:
Al datore di lavoro
Gentile Sig.ra Bianchi,
la ringrazio per avermi preso in considerazione per il ruolo di Social Media Manager presso la società XYZ. Su sua richiesta, invierò una e-mail alla Sig.ra Verdi per organizzare un colloquio. Non vedo l’ora di parlare con lei e con altri membri del suo team.
Cordiali saluti,
Mario Rossi
Alla persona che organizza il colloquio
Gentile Sig.ra Verdi,
la Sig.ra Bianchi mi ha chiesto di contattarla per fissare un colloquio per il ruolo di Social Media Manager presso la società XYZ. Le chiedo gentilmente di farmi sapere quando ha dei posti liberi nella sua agenda appena le è possibile.
Sono entusiasta di saperne di più sulle opportunità offerte da XYZ Company e non vedo l’ora di discutere il ruolo in modo più dettagliato.
Cordiali saluti,
Mario Rossi
Se i vostri orari non sono flessibili, informate il secondo destinatario dell’e-mail. Ad esempio:
Al momento lavoro in orari standard, ma sono disponibile per un colloquio tra le 12.00 e le 14.00 di ogni giorno. Se ciò è in conflitto con i vostri orari, posso organizzarmi diversamente per il colloquio.
Esempio di e-mail quando non si accetta la richiesta di colloquio
Se ricevete una richiesta di colloquio ma non siete più alla ricerca di un nuovo lavoro, è buona norma rispondere alla richiesta per informare il responsabile delle assunzioni. Non è necessario includere dettagli sul motivo per cui non siete disponibili.
Ecco un esempio di risposta:
Gentile Sig.ra Bianchi,
la ringrazio per avermi contattato in merito alla posizione aperta presso la vostra azienda.
Ho recentemente accettato un’offerta presso un’altra azienda e non sono più disponibile per un colloquio. Mi scuso per gli eventuali disagi che ciò può averle causato.
Cordiali saluti,
Mario Rossi
Modelli di risposte alle richieste di colloquio
Di seguito è possibile scaricare modelli di risposta alla richiesta di colloquio da utilizzare in base alla situazione in cui ci si trova.
Consigli finali su come rispondere a una richiesta di colloquio
Ecco alcuni consigli finali su come rispondere a una richiesta di colloquio in modo professionale
Ricordatevi di offrire più opzioni in caso abbiate un problema con la data e l’ora proposte.
Rispondete appena ricevete la richiesta di intervista, o comunque non oltre le 24 ore.
Leggete attentamente la vostra mail prima di inviarla per assicurarsi di aver scritto correttamente il nome del responsabile delle assunzioni.
Assicuratevi di avere tutte le informazioni necessarie per il colloquio incluso l’ora, il luogo, l’indirizzo, il numero di telefono in caso di ritardi imprevisti e il nome della persona o delle persone con cui vi incontrerete.