Chiedere scusa è fondamentale per risolvere un errore o un conflitto sul posto di lavoro. Potete scegliere di scrivere una lettera di scuse al vostro capo per esprimere sinceramente i vostri sentimenti e spiegare come intendete migliorare il vostro comportamento.
Imparare a scrivere una lettera di scuse può essere utile nel caso in cui ci si senta in dovere di scusarsi con il proprio manager o supervisore. Leggendo questa guida scoprirete perché potreste scrivere una lettera di scuse al vostro capo, i passaggi previsti ed i suggerimenti per scriverne una.
Perché scrivere una lettera di scuse al proprio capo
Potete scrivere una lettera di scuse al vostro supervisore per assumervi la responsabilità di un errore e dimostrare di aver compreso le conseguenze delle vostre azioni. Può essere uno strumento importante per dimostrare al vostro manager o supervisore che prendete sul serio la situazione, che siete disposti a mettervi in discussione e che siete interessati ad andare avanti nel migliore dei modi. Quando scrivete una lettera di scuse al vostro manager, potete sottolineare la vostra sincerità e il vostro genuino interesse a sistemare la situazione.
Come scusarsi con il proprio supervisore
Per scrivere una lettera di scuse al vostro supervisore o responsabile, seguite questi passaggi:
Aprite con le vostre scuse
Iniziate la lettera con scuse chiare e oneste, in modo che lo scopo della lettera sia diretto e ovvio per chi legge. Assumetevi la responsabilità delle vostre azioni e degli eventi che ne sono derivati. Nelle vostre scuse, accettate la responsabilità per alcuni eventi che si sono verificati ed evidenziate ciò che avete imparato o come la situazione vi abbia incoraggiato a crescere.
Una lettera di scuse dimostra quanto ci teniate ad essere professionali e tenere una condotta appropriata sul posto di lavoro. Per questo motivo, è bene che vi concentriate sull’autenticità della vostra scrittura, in modo che il vostro manager possa capire la vostra serietà.
Utilizzate un linguaggio rispettoso e sincero
Il tono e il livello di formalità della lettera di scuse possono dipendere dal rapporto che avete con il vostro supervisore ma è sempre meglio rimanere rispettosi e sinceri a prescindere dalla formalità della lettera. Un approccio sincero può aiutare il vostro supervisore a credere alle vostre parole e a riconquistare la sua fiducia in voi come dipendenti.
Essere rispettosi può aumentare la serietà della lettera e dimostrare che si comprende la gravità e l’impatto della situazione. L’uso di un linguaggio appropriato può aiutare il vostro manager o supervisore a perdonarvi per le vostre azioni e permettere ad entrambi di continuare a lavorare serenamente insieme.
Spiegate come state affrontando la situazione.
Una volta che vi siete scusati, potete spiegare come state affrontando, o pensate di affrontare, la situazione. Se l’incidente coinvolge altre persone, spiegate come intendete procedere con i vostri colleghi e cosa state facendo per riparare o migliorare le circostanze. Dimostrate al vostro responsabile che siete disposti ad agire per migliorare la situazione. Potete sfruttare questa occasione per dimostrare che avete un piano o che avete già affrontato l’accaduto.
Rimanete professionali e comprensivi
Dopo aver preso atto di come state affrontando la situazione, cercate di dimostrare al vostro supervisore che prendete la cosa sul serio sforzandovi di capire come migliorare. Mettete in chiaro i vostri pensieri a riguardo e sottolineate la vostra comprensione dell’impatto che l’evento ha avuto su di voi e sugli altri. Questo può dimostrare al vostro supervisore che siete consapevoli di voi stessi e che vi preoccupate dell’impatto delle vostre azioni sui vostri colleghi.
Esprimete la volontà di migliorare
Per dimostrare che avete imparato dal vostro errore, esprimete la vostra volontà di imparare, migliorare e dimostrare un comportamento più professionale sul posto di lavoro. Le scuse possono essere un’opportunità per migliorare e crescere, quindi sottolineate che, pur essendo dispiaciuti per l’accaduto, intendete sfruttare l’occasione per migliorarvi personalmente e professionalmente. La disponibilità al cambiamento può dimostrare al datore di lavoro che siete interessati al miglioramento a lungo termine e che vi impegnate per il successo dell’azienda.
Riconoscete che i sentimenti del manager sono importanti
Quando ci si scusa, può essere utile riconoscere l’effetto che si è avuto sulla persona a cui si sta scrivendo e convalidare i suoi sentimenti. Includere un riconoscimento dei loro sentimenti nelle scuse può dimostrare che li avete presi in considerazione e che il loro stato d’animo è importante per voi. Riconoscere come avete fatto sentire il vostro supervisore può aiutarlo a sentirsi sostenuto e a capire che siete sinceramente dispiaciuti per le vostre azioni.
Correggete la lettera e inviatela al vostro superiore
Dopo aver creato una bozza della lettera di scuse, correggete eventuali errori grammaticali e ortografici. L’invio di una lettera priva di errori può aiutare a trasmettere quanto ci si senta dispiaciuti e quanto ci si impegni a migliorare. Leggetela ad alta voce a voi stessi o inviatela ad un amico per avere un opinione sul vostro tono, sull’autenticità e sullo stile di scrittura. Una volta che vi sentite sicuri della qualità della vostra scrittura, inviate la lettera al vostro supervisore o manager via mail o consegnategliela di persona.
Onorate ciò che avete detto
Per consolidare le scuse, è prassi mantenere le promesse e modificare le azioni o i comportamenti. Questo può aiutarvi a riconquistare la fiducia del vostro supervisore che potrà constatare che le vostre scuse sono state sincere e che siete migliorati nelle aree in cui avete detto che lo avreste fatto. Inoltre, onorare le scuse iniziali può dimostrare al vostro supervisore che vi siete presi il tempo per cambiare e svilupparvi professionalmente.
Suggerimenti per scusarsi con il proprio capo
Ci sono vari elementi e scelte stilistiche da includere in una lettera di scuse al proprio manager o supervisore. Considerate questi suggerimenti mentre scrivete.
Chiedete aiuto: Se avete bisogno di aiuto per correggere un errore chiedete aiuto al vostro capo o supervisore. In questo modo potete dimostrare che siete disposti ad assumervi la responsabilità e che vi impegnate a sviluppare una soluzione, anche se avete bisogno di assistenza per farlo.
Riflettete sulla situazione: Un atteggiamento genuino può dare un’impressione positiva al vostro supervisore per cui prendetevi del tempo per riflettere sulle vostre azioni in modo da sapere esattamente cosa affrontare e includere nella vostra lettera. Riflettere sulla situazione può anche aiutarvi a sviluppare un piano d’azione e a continuare a migliorare il vostro comportamento.
Rivolgetevi al vostro supervisore con il suo nome: per ricostruire la sua fiducia, può essere utile che le vostre scuse siano personali e sincere. Rivolgersi al proprio supervisore con il suo nome è un modo per dimostrare che ci si sta scusando personalmente e che si prende sul serio il rapporto professionale con lui.
Fornite una scadenza per la conclusione di un compito: Se state scrivendo una lettera di scuse perché avete dimenticato di completare un compito o non siete riusciti a rispettare la scadenza di un progetto, includete una nuova scadenza nelle vostre scuse. Questo dimostra che siete dispiaciuti per le vostre azioni e che vi impegnate a portare a termine ciò che avete iniziato nel più breve tempo possibile.
Concentratevi sul motivo per cui siete dispiaciuti: se avete offeso un collega o il vostro supervisore, può essere utile che la vostra lettera di scuse si concentri sul motivo per cui siete dispiaciuti, anziché giustificare le vostre azioni e discutere le cause che vi hanno spinto ad agire in quel modo. Questo dimostra che, invece di cercare di difendere le vostre azioni, siete più interessati a riparare la situazione e a cercare il perdono.
Esempio di lettera di scuse al capo
Ecco un esempio di lettera di scuse per guidarvi nella stesura di una lettera al vostro supervisore o manager.
Gentile signor Rossi,
Mi rivolgo a lei per scusarmi della mia scarsa presenza alle recenti riunioni del team e dell’impatto che ciò ha avuto sul nostro progetto. Considerando le mie azioni recenti, mi sono preso del tempo per riflettere e pensare a come il mio scarso impegno abbia influito sull’esito del progetto. Ho contattato tutti gli altri membri del team e mi sono scusato con loro personalmente per il lavoro extra che hanno dedicato al progetto a causa del mio comportamento.
Sono molto dispiaciuto per aver trascurato le mie responsabilità e mi impegno a cambiare. Sono consapevole che il mio recente comportamento non soddisfa le aspettative dell’azienda e sono pronto ad accettare le conseguenze professionali delle mie azioni.
Vi ringrazio per aver dedicato del tempo a leggere le mie scuse. Sappiate che mi impegnerà per migliorare le mie azioni e a contribuire ai progetti futuri secondo gli standard aziendali.
Cordiali saluti,
Mario Verdi
Fac simile lettera di scuse al capo
Di seguito è possibile trovare un fac simile lettera di scuse al capo Word da scaricare.
