Relazione organo di controllo ets - Fac simile e guida alla scrittura

Indice

La relazione dell’organo di controllo dell’ente del Terzo settore è il documento con cui l’organo monocratico o il collegio riferisce all’assemblea, oppure all’organo assembleare o di indirizzo della fondazione, sull’attività di vigilanza svolta e sull’esame del bilancio d’esercizio.

Il modello Word disponibile in questa pagina è un fac simile personalizzabile. È adatto agli ETS che devono predisporre una relazione sull’esercizio, ma deve essere compilato in base alla forma dell’ente, allo statuto, al periodo effettivo dell’incarico, alla documentazione esaminata e all’eventuale presenza del revisore legale o dell’obbligo di bilancio sociale.

Come scrivere una Relazione organo di controllo ets

La relazione dell’organo di controllo dell’ente del Terzo settore non è una dichiarazione standard di regolarità e non sostituisce la relazione del revisore legale. È il documento attraverso cui l’organo nominato dall’ente descrive all’assemblea o all’organo assembleare o di indirizzo della fondazione le verifiche realmente svolte nel periodo considerato, le risultanze emerse e le eventuali osservazioni o proposte sul bilancio. Il fac simile è quindi una base di lavoro che deve essere adattata al caso concreto e non un modulo ufficiale ministeriale obbligatorio in ogni sua parte.

Il primo riferimento da considerare è l’articolo 30 del decreto legislativo 3 luglio 2017, n. 117, cioè il Codice del Terzo settore. L’organo di controllo è previsto per le fondazioni ETS e, negli altri enti, quando ricorrono i presupposti dimensionali stabiliti dalla legge e dallo statuto. Prima di compilare la relazione occorre quindi verificare lo statuto vigente, l’atto di nomina, la forma giuridica dell’ente, l’eventuale iscrizione al RUNTS e il periodo nel quale l’organo ha effettivamente svolto l’incarico. Le soglie dimensionali non devono essere inserite automaticamente sulla base di modelli reperiti online, perché devono essere controllate rispetto al testo vigente della normativa applicabile e alla situazione dell’ente. Per il quadro istituzionale del RUNTS e degli obblighi di nomina può essere consultata la nota del Ministero del Lavoro sugli obblighi di nomina dell’organo di controllo e del revisore legale.

Nella parte iniziale vanno riportati i dati identificativi dell’ente, la forma giuridica, la qualifica di ETS, il codice fiscale, l’eventuale partita IVA, la sede legale e i dati RUNTS, se pertinenti. Il destinatario deve essere scelto in modo coerente con la struttura dell’ente: per un’associazione sarà normalmente l’assemblea degli associati, mentre per una fondazione sarà l’organo assembleare o di indirizzo previsto dallo statuto. Anche l’esercizio sociale e il luogo e la data della relazione devono essere indicati con precisione.

La sezione sull’incarico serve a chiarire chi ha svolto il controllo e per quale periodo. Occorre selezionare la forma monocratica o collegiale e indicare per ciascun componente nome, qualifica, data di nomina, data di accettazione e periodo di effettivo svolgimento dell’incarico nell’esercizio. Questo dato è importante quando la nomina, la cessazione o la sostituzione intervengono durante l’anno. Il presupposto della nomina deve essere collegato alla situazione effettiva dell’ente, distinguendo tra fondazione, superamento dei presupposti dimensionali, previsione statutaria o altro titolo.

La relazione deve poi indicare il periodo oggetto dell’attività e il bilancio esaminato. È opportuno specificare quando il progetto di bilancio è stato ricevuto, da quale organo è stato predisposto e quali documenti lo compongono. L’organo di controllo dovrebbe descrivere soltanto la documentazione realmente acquisita, come verbali, registrazioni contabili, prospetti, contratti, rendiconti, informazioni fornite dagli amministratori e altri documenti pertinenti. Se una documentazione richiesta non è stata ricevuta o è stata ricevuta soltanto in parte, il fatto deve essere indicato, spiegando se e in quale misura ha limitato le verifiche.

La parte centrale riguarda l’attività di vigilanza. L’organo deve riferire sulle riunioni svolte, sugli incontri con gli amministratori o con altri soggetti dell’ente, sulle verifiche eseguite e sulle informazioni utilizzate. La vigilanza comprende l’osservanza della legge e dello statuto, la coerenza dell’attività con le finalità statutarie, la regolarità delle deliberazioni e degli atti degli organi, nonché i principi di corretta amministrazione. Le risultanze devono essere formulate in modo concreto, indicando eventuali violazioni, irregolarità, richieste di chiarimento e risposte ricevute, senza inserire formule favorevoli se non corrispondono alle verifiche effettuate.

Un’ulteriore area riguarda l’adeguatezza degli assetti organizzativi, amministrativi e contabili e il loro concreto funzionamento. In questa sezione si possono descrivere l’organizzazione interna, le procedure, i flussi informativi, le modalità di registrazione e conservazione dei dati contabili e gli strumenti utilizzati dagli organi dell’ente. Se emergono carenze o criticità, occorre indicare le misure correttive adottate o programmate, lo stato di attuazione e le eventuali verifiche successive. La relazione deve distinguere una semplice osservazione da una criticità che incide sulla possibilità di svolgere compiutamente l’attività di controllo.

Il monitoraggio delle finalità dell’ETS deve essere collegato alle attività di interesse generale effettivamente svolte nel periodo. Per ciascuna attività è possibile richiamare il riferimento statutario, le modalità di svolgimento e gli elementi esaminati per verificare il perseguimento delle finalità civiche, solidaristiche e di utilità sociale. Non è necessario compilare ogni campo se un’attività o un controllo non sono pertinenti, ma la scelta deve essere coerente con la realtà dell’ente e con le informazioni disponibili.

L’esame del bilancio deve essere distinto dal controllo legale eventualmente affidato a un revisore. L’organo di controllo indica i documenti esaminati, i criteri utilizzati e le verifiche svolte sulla corrispondenza con la documentazione contabile e amministrativa, sulla completezza delle informazioni e sulla coerenza tra le diverse componenti del bilancio. In presenza di un revisore legale o di una società di revisione, la relazione deve indicare l’esistenza dell’incarico, la ricezione della relazione del revisore e gli eventuali rilievi, senza confondere le rispettive competenze. Il fac simile non deve essere utilizzato per esprimere un giudizio di revisione riservato al revisore legale.

La sezione sul bilancio sociale va compilata soltanto quando l’ente è soggetto al relativo obbligo o quando occorre documentare il presupposto e le attività svolte al riguardo. In tale eventualità l’organo di controllo può dover monitorare gli aspetti previsti e attestare la conformità del bilancio sociale alle linee guida ministeriali, secondo le modalità applicabili. L’attestazione può essere inserita nella relazione o predisposta in un documento separato, ma non deve essere dichiarata se non è stata effettivamente svolta l’attività necessaria. Per il modello professionale di riferimento è utile considerare le indicazioni del CNDCEC sulla relazione dell’organo di controllo degli ETS, tenendo presente che si tratta di indicazioni professionali e non di un modulo ministeriale vincolante.

Nelle osservazioni finali devono essere riepilogati completezza della documentazione, chiarezza delle informazioni, rappresentazione della situazione dell’ente, andamento della gestione, attività svolte e finalità perseguite. L’organo può formulare richieste di rettifica, integrazione o chiarimento e proporre una decisione sul bilancio, ma la proposta deve dipendere dalle risultanze effettive. Se mancano documenti, se sono presenti errori o se alcune verifiche non sono state completate, tali circostanze devono essere esplicitate nell’esito dell’attività e nelle conclusioni.

Prima della sottoscrizione è necessario controllare che le date siano coerenti, che il periodo dell’incarico corrisponda alle nomine effettive, che i riferimenti al revisore e al bilancio sociale siano pertinenti e che gli allegati elencati siano realmente disponibili. La relazione deve essere firmata dal componente unico oppure dai componenti del collegio secondo la composizione effettiva dell’organo. Eventuali obblighi di deposito o comunicazione al RUNTS non possono essere presunti dal solo utilizzo del fac simile e devono essere verificati in relazione all’ente e al procedimento specifico.

Esempio Relazione organo di controllo ets

Relazione dell’organo di controllo dell’ente del Terzo settore

All’assemblea degli associati

oppure

All’organo assembleare o di indirizzo della fondazione

Denominazione dell’ente: _____________

Forma giuridica: _____________

Qualifica di ente del Terzo settore: _____________

Codice fiscale: _____________

Partita IVA, se presente: _____________

Sede legale: _____________

Numero e data di iscrizione al RUNTS, se pertinente: _____________

Sezione del RUNTS: _____________

Esercizio sociale dal _____________ al _____________

Luogo e data della relazione: _____________

1. Identificazione dell’organo di controllo e dell’incarico

L’organo di controllo dell’ente è costituito nella seguente forma:

( ) organo di controllo monocratico

( ) collegio dei componenti dell’organo di controllo

Composizione dell’organo di controllo:

Componente unico o presidente: _____________

Qualifica: _____________

Data di nomina: _____________

Data di accettazione dell’incarico: _____________

Periodo di effettivo svolgimento dell’incarico nell’esercizio: dal _____________ al _____________

Componente: _____________

Qualifica: _____________

Data di nomina: _____________

Data di accettazione dell’incarico: _____________

Periodo di effettivo svolgimento dell’incarico nell’esercizio: dal _____________ al _____________

Componente: _____________

Qualifica: _____________

Data di nomina: _____________

Data di accettazione dell’incarico: _____________

Periodo di effettivo svolgimento dell’incarico nell’esercizio: dal _____________ al _____________

Ulteriori componenti:

Nome e cognome: _____________

Qualifica: _____________

Data di nomina e di accettazione: _____________

Periodo di effettivo svolgimento dell’incarico nell’esercizio: dal _____________ al _____________

Presupposto della nomina dell’organo di controllo:

( ) ente costituito in forma di fondazione

( ) superamento dei presupposti dimensionali previsti dall’art. 30 del decreto legislativo 3 luglio 2017, n. 117, per il periodo previsto dalla norma

( ) previsione dello statuto

( ) altro presupposto: _____________

Riferimento all’articolo dello statuto relativo all’organo di controllo: _____________

2. Oggetto e periodo della relazione

La presente relazione riguarda l’attività di vigilanza svolta dall’organo di controllo nel periodo dal _____________ al _____________ e l’esame del bilancio relativo all’esercizio chiuso al _____________.

Il documento è destinato a:

( ) assemblea degli associati convocata per il _____________

( ) organo assembleare o di indirizzo della fondazione convocato per il _____________

( ) altro organo previsto dallo statuto: _____________

Data della convocazione o della riunione: _____________

Ordine del giorno relativo all’esame e all’approvazione del bilancio: _____________

3. Documentazione ricevuta ed esaminata

Ai fini dello svolgimento dell’attività relativa all’esercizio, l’organo di controllo ha ricevuto o acquisito la seguente documentazione:

Bilancio esaminato:

( ) bilancio per cassa

( ) bilancio ordinario composto da stato patrimoniale, rendiconto gestionale e relazione di missione

( ) altra forma di bilancio applicata dall’ente: _____________

Data di ricezione del progetto di bilancio: _____________

Data del progetto o documento esaminato: _____________

Data di approvazione da parte dell’organo amministrativo, se intervenuta: _____________

Documenti contabili e amministrativi esaminati:

1. Documento: _____________

Periodo o data: _____________