Relazione videosorveglianza per ispettorato del lavoro

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La Relazione videosorveglianza per ispettorato del lavoro è un documento tecnico‑giuridico che il datore di lavoro deve presentare alla Direzione Territoriale del Lavoro / Ispettorato Nazionale del Lavoro per ottenere l’autorizzazione preventiva all’installazione e all’esercizio di impianti audiovisivi nei luoghi di lavoro. Serve a motivare le finalità dell’impianto, a dimostrare la necessità e la proporzionalità delle riprese rispetto alle alternative meno invasive, a descrivere la collocazione e le caratteristiche tecniche delle telecamere nonché le misure di sicurezza e le modalità di conservazione dei filmati, e a fornire gli elementi probatori richiesti dall’istruttoria amministrativa.

Come scrivere una Relazione videosorveglianza per ispettorato del lavoro

La relazione deve essere redatta in modo chiaro, completo e documentato, con un linguaggio tecnico ma comprensibile, attestando che il titolare del trattamento è il datore di lavoro e indicando espressamente l’installatore o il responsabile tecnico incaricato a cui è attribuito l’obbligo gestionale e operativo dell’impianto. Occorre descrivere le finalità concrete dell’installazione, specificando se si tratta di esigenze organizzative e produttive, di sicurezza sul lavoro o di tutela del patrimonio aziendale ai sensi dell’articolo 4 della legge 300/1970, motivando punto per punto la necessità dell’intervento e la proporzionalità rispetto ai diritti dei lavoratori e valutando le misure alternative meno invasive contemplate prima di optare per le riprese video.

Nella relazione deve trovare posto una descrizione dettagliata dell’impianto: numero e tipologia delle telecamere, altezza e posizione di installazione, coni o campi di ripresa con l’indicazione precisa delle aree riprese (interni, esterni, aree con accesso pubblico), tecnologia impiegata (IP/analogica), modalità e tipologia della registrazione, ubicazione e misure di custodia del dispositivo di registrazione e delle copie di backup, nonché le misure tecniche e organizzative adottate per la sicurezza dei dati, come autenticazione, cifratura, aggiornamenti del software, controllo degli accessi e registro delle visioni.

Va indicato il periodo di conservazione dei filmati e la motivazione della durata scelta, le procedure di cancellazione automatica o manuale, i soggetti autorizzati alla consultazione dei materiali e le procedure previste per le richieste di visione da parte dei lavoratori o di terzi; la relazione deve altresì ribadire il divieto di utilizzare le immagini per il controllo a distanza della produttività o della diligenza dei dipendenti e descrivere le modalità operative in caso di consultazione per accertamenti di fatti costituenti reato o per esigenze documentate di sicurezza.

È opportuno allegare planimetria aggiornata con la posizione numerata delle telecamere e, se disponibili, fotografie e schede tecniche, nonché la modulistica prevista dall’Ispettorato (ad esempio il modulo INL-1), la dichiarazione sostitutiva di certificazione ai sensi del DPR 445/2000 e, se effettuata, la Valutazione d’Impatto sulla protezione dei dati (DPIA); in presenza di rappresentanze sindacali è necessario chiarire se esiste un accordo aziendale che disciplina l’uso della videosorveglianza, precisando che l’accordo sindacale può costituire alternativa all’autorizzazione dell’Ispettorato se valido e applicabile.

Infine la relazione deve contenere le firme del legale rappresentante e del responsabile tecnico, una dichiarazione che le informazioni fornite corrispondono a verità e il richiamo alle conseguenze sanzionatorie per dichiarazioni mendaci o per uso non conforme dell’impianto, tenendo presente la normativa privacy (GDPR) e le disposizioni in materia di tutela dei lavoratori.

Esempio Relazione videosorveglianza per ispettorato del lavoro

Relazione tecnica per istanza di autorizzazione all’installazione di impianti di videosorveglianza
 (Direzione Territoriale del Lavoro / Ispettorato Nazionale del Lavoro)1) Dati del richiedente (Titolare del trattamento – Datore di lavoro)
 Ragione sociale / Nome e cognome: _____________________________________________
 Partita IVA / Codice fiscale: _____________________________________________
 Sede legale: via/piazza __________________________________ n. ___ CAP ______ Comune __________________ Provincia ___
 Sede dell’impianto (se diversa dalla sede legale): via/piazza __________________________________ n. ___ CAP ______ Comune __________________ Provincia ___
 Persona di contatto: Nome e cognome ____________________________________ Ruolo ___________________
 Telefono: ___________________ PEC: ___________________ Email: ___________________
2) Dati dell’installatore / Responsabile tecnico incaricato (Responsabile del trattamento ai sensi dell’incarico)
 Ragione sociale / Nome e cognome: _____________________________________________
 Partita IVA / Codice fiscale: _____________________________________________
 Sede: via/piazza __________________________________ n. ___ CAP ______ Comune __________________ Provincia ___
 Referente tecnico: Nome e cognome ___________________________________ Telefono __________________ Email ___________________
 Dichiarazione di incarico alla gestione tecnica dell’impianto: ______________________________________________________________________
 (Indicare eventuale documento di incarico allegato: _________)
3) Informazioni aziendali e relazioni sindacali
 Settore di attività: ______________________________________________________
 Numero complessivo lavoratori presenti nell’unità produttiva: ______ (inclusi dipendenti, somministrati, collaboratori)
 Presenza RLS / RSU / RSA: Sì ___ No ___ (se sì indicare nominativi/organizzazione: ___________________________)
 Esistenza di accordo sindacale aziendale sull’uso di sistemi di videosorveglianza: Sì ___ No ___ (se sì allegare copia dell’accordo: ________)
4) Finalità e motivazioni dell’installazione (indicare e motivare dettagliatamente)
 Finalità prevalenti (barrare e dettagliare):
 – Esigenze organizzative e produttive: Sì ___ No ___ — Descrizione: ___________________________________________________________________
 – Sicurezza del lavoro e prevenzione infortuni: Sì ___ No ___ — Descrizione: ___________________________________________________________________
 – Tutela del patrimonio aziendale (art. 4 L. 300/1970): Sì ___ No ___ — Descrizione: ___________________________________________________________________
 – Altre finalità lecite (specificare): ________________________________________________________________________________________________________
Motivazione dettagliata della necessità e proporzionalità dell’impianto (descrivere alternative valutate, misure meno invasive prese in considerazione): ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
5) Descrizione tecnica dell’impianto e dislocazione telecamere
 Numero totale telecamere: ______
 Tipologia centrale di registrazione: DVR / NVR / Cloud / altro: _____________________
 Ubicazione e custodia del dispositivo di registrazione (server/NVR/disco): ___________________________________________________________________
 Accessi fisici all’apparecchiatura e misure di custodia: ___________________________________________________________________________________
Elenco telecamere (compilare una scheda per ciascuna telecamera)
 Telecamera n. ___
 – Posizione (luogo esatto): ___________________________________________________
 – Altezza installazione (m): ______
 – Tipologia: fissa ___ PTZ/rotante ___ bullet ___ dome ___ altro: __________
 – Tecnologia: IP ___ Analogica ___ Altro: __________
 – Risoluzione: ______________
 – Campo/cono di ripresa (descrivere area ripresa): ______________________________________________________________________
 – Direzione/angolo di ripresa: __________________________________________________
 – Inquadrature verso aree pubbliche o esterne all’azienda: Sì ___ No ___ (se sì specificare): ___________________________________
 – Registrazione: continua ___ su movimento ___ eventi specifici ___
 – Illuminazione/IR: __________________________________
 – Note tecniche particolari: ____________________________________________________________________________________________________
(Allegare planimetria con posizione numerata delle telecamere e foto se disponibili: allegato n. ___)
6) Trattamento dei dati e misure di sicurezza
 Base giuridica del trattamento (indicare finalità): _______________________________________________________________________________________
 Periodo di conservazione dei filmati (in giorni): ______ (motivare la durata scelta): _______________________________________________________________
 Modalità di conservazione e cancellazione (procedure automatiche/manuali): _________________________________________________________________
 Misure tecniche di sicurezza implementate (es. cifratura, autenticazione, aggiornamenti, segmentazione rete, backup protetti): ___________________________
 Soggetti autorizzati all’accesso ai filmati (nomi/ruoli): ___________________________________________________________________________________
 Registro degli accessi ai filmati: Sì ___ No ___ (se sì dove viene conservato): _______________________________
 Modalità di richiesta/visione dei filmati da parte dei lavoratori o soggetti terzi (procedura): _______________________________________________________
 Visione dei filmati: è esclusa la visione sistematica o in tempo reale finalizzata al controllo della produttività/diligenza dei lavoratori. Eventuali consultazioni avverranno in presenza del lavoratore interessato e/o per verifiche su fatti di reato o per esigenze di sicurezza documentate. Confermare: Sì ___
7) Informativa ai lavoratori e segnaletica
 Modalità di comunicazione ai lavoratori (data e modalità): _____________________________________________________________________________
 Testo informativo esposto (allegare bozza cartello/privacy): ___________________________________________________________________________
 Luoghi di affissione della segnaletica (elencare): ____________________________________________________________________________________
 Data prevista di affissione: ______________
 Eventuali informative accessorie (es. nei turni, bacheche aziendali, mail): ___________________________________________________________________
8) Valutazione privacy / DPIA / Registro trattamenti
 È stata effettuata la Valutazione d’Impatto sulla protezione dei dati (DPIA)? Sì ___ No ___ (se sì allegare relazione DPIA: _______)
 Il trattamento è registrato nel Registro dei trattamenti del Titolare? Sì ___ No ___ (se sì indicare riferimento/ubicazione registro): _______________
9) Modalità di utilizzo operativo e regole interne
 Regole aziendali interne per uso delle immagini (breve sintesi): _________________________________________________________________________
 Procedure per segnalazione/gestione incidenti e violazioni: _____________________________________________________________________________
10) Dichiarazioni e richieste
 Il sottoscritto Datore di lavoro dichiara:
 – che le informazioni riportate nella presente relazione corrispondono a verità e che l’impianto sarà utilizzato esclusivamente per le finalità dichiarate e nel rispetto dell’art. 4 L. 300/1970 e della normativa in materia di protezione dei dati personali (GDPR): Sì ___
 – che l’impianto non sarà utilizzato per esercitare il controllo a distanza dei lavoratori e che le eventuali visualizzazioni in tempo reale non saranno impiegate per il controllo della produttività o della diligenza dei lavoratori: Sì ___
 – che le registrazioni potranno essere visionate solamente per le finalità previste (es. accertamenti di fatti costituenti reato, sicurezza sul lavoro) e, ove possibile, in presenza del lavoratore interessato: Sì ___
 – che, in caso di accordo sindacale, viene allegata copia: Sì ___ No ___ (se Sì allegare: _______)
 – di essere consapevole delle sanzioni previste per dichiarazioni mendaci o uso non conforme: Sì ___
Testo della dichiarazione sostitutiva ai sensi degli artt. 46 e 47 DPR 445/2000
 Il/la sottoscritto/a __________________________________ nato/a a _______________ il __/__/____, in qualità di legale rappresentante/titolare della ditta __________________________________ consapevole delle responsabilità penali in caso di dichiarazioni mendaci, dichiara che quanto sopra corrisponde a verità e chiede il rilascio dell’autorizzazione per l’installazione e l’esercizio dell’impianto di videosorveglianza così come descritto nella presente relazione.
Luogo e data: __________________________ Firma del Datore di lavoro: _______________________________
Dichiarazione del Responsabile tecnico/Installatore
 Il sottoscritto __________________________________ (titolare/legale rappresentante di __________________________________) dichiara di aver preso visione delle caratteristiche dell’impianto sopra descritto e di assumere l’incarico tecnico per l’installazione/manutenzione nella qualità di responsabile tecnico; si allegano specifiche tecniche dell’impianto e dichiarazione di conformità/collaudo (se disponibili): _______________________________________________________________________________________
Firma dell’installatore / responsabile tecnico: ___________________________ Data: _______________
11) Allegati (elencare i documenti inviati con la presente)
 – Modulo INL-1 compilato: Sì ___ No ___
 – Marca da bollo n. _____ (n. attaccate n. _____): Sì ___ No ___
 – Dichiarazione sostitutiva (art. 46 DPR 445/2000): Sì ___ No ___
 – Planimetria con ubicazione telecamere (allegato n. ___): Sì ___ No ___
 – Fotografie / schemi impianto (allegato n. ___): Sì ___ No ___
 – Bozza cartello informativo/privacy da esporre: Sì ___ No ___
 – Copia dell’accordo sindacale (se presente): Sì ___ No ___
 – Documentazione tecnica dell’impianto (manuali, specifiche, certificazioni): Sì ___ No ___
 – Eventuale DPIA / relazione sulla valutazione privacy: Sì ___ No ___
 – Altro (specificare): _______________________________________________________________________
12) Richiesta
 Si richiede il rilascio dell’autorizzazione all’installazione e all’esercizio dell’impianto di videosorveglianza come descritto nella presente relazione, ai sensi della normativa vigente.
Luogo e data: __________________________ Firma del Datore di lavoro: _______________________________
Contatti per eventuali richieste di integrazione da parte della DTL/INL
 Nome referente: _______________________ Telefono: ___________________ PEC/Email: _______________________
(Spazio per eventuali osservazioni o richieste della DTL/INL)
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Fac simile Relazione videosorveglianza per ispettorato del lavoro Word

Di seguito è disponibile il fac simile in formato Word pronto da scaricare, compilare e utilizzare come base per la presentazione della domanda alla DTL/INL.