Il sollecito invio documenti è una comunicazione formale utilizzata per ricordare a un destinatario la necessità di trasmettere determinati documenti richiesti e non ancora pervenuti. Serve a mantenere efficienti i rapporti tra le parti e ad accelerare le tempistiche di una pratica amministrativa, legale o commerciale che rischia di subire rallentamenti a causa della mancanza della documentazione necessaria. Il suo scopo principale è quello di sollecitare, in modo cortese e professionale, l’adempimento di un obbligo già concordato, evitando così disguidi e facilitando la conclusione di una procedura.
Come Scrivere Sollecito invio documenti
Quando si redige una comunicazione finalizzata a sollecitare l’invio di documenti, è fondamentale che il testo contenga innanzitutto un’indicazione chiara del destinatario, in modo da non lasciare dubbi su chi sia tenuto a fornire il materiale richiesto. All’inizio del messaggio, occorre specificare il riferimento alla precedente richiesta, citando la data o il protocollo della comunicazione originale. Questo permette di contestualizzare il sollecito e di richiamare la memoria dell’interlocutore.
Nel corpo della comunicazione si deve entrare nel dettaglio dei documenti richiesti, precisando con esattezza quali siano, eventualmente menzionando la natura, il periodo di riferimento o altri elementi identificativi che li rendano facilmente riconoscibili. È altrettanto importante motivare la necessità degli stessi, spiegando brevemente a cosa servono, quali procedure dipendano dalla loro ricezione o quali scadenze siano collegate. In questo modo il destinatario comprende l’urgenza e la rilevanza della richiesta.
La comunicazione deve poi contenere una chiara indicazione della scadenza entro cui si richiede l’invio dei documenti, preferibilmente specificando una data precisa. È buona prassi inoltre menzionare le possibili conseguenze di un ulteriore ritardo, come la sospensione di una pratica, la perdita di un’opportunità o altri effetti concreti, sempre con toni professionali ma fermi.
Infine, la chiusura deve offrire i recapiti di riferimento per eventuali chiarimenti, mostrando disponibilità al dialogo e alla collaborazione, e concludersi con i consueti saluti formali e la firma, includendo i dati identificativi e di contatto di chi invia il sollecito. In questo modo, la comunicazione risulta completa, efficace e in grado di stimolare una risposta tempestiva.
Esempio Sollecito invio documenti
Sollecito invio documenti – Modello 1
Oggetto: Sollecito invio documenti richiesti
Gentile [Nome],
a seguito della nostra precedente comunicazione, desideriamo ricordarLe la necessità di ricevere i documenti richiesti per poter procedere con l’avanzamento della pratica. La invitiamo cortesemente a inviarli quanto prima.
Restiamo a disposizione per qualsiasi chiarimento.
Cordiali saluti,
[Il tuo nome]
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Sollecito invio documenti – Modello 2
Oggetto: Promemoria invio documenti mancanti
Gentile [Nome],
con la presente desideriamo sollecitare l’invio dei documenti ancora mancanti, indispensabili per completare l’iter amministrativo. La preghiamo di trasmetterli entro il più breve tempo possibile.
Ringraziando per la collaborazione, porgiamo distinti saluti.
[Il tuo nome]
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Sollecito invio documenti – Modello 3
Oggetto: Richiesta urgente di documentazione
Gentile [Nome],
Le scriviamo per ricordarLe che, ad oggi, non abbiamo ancora ricevuto tutta la documentazione necessaria. La preghiamo di inviarci i documenti mancanti entro la data odierna per evitare ritardi nelle procedure in corso.
Grazie per l’attenzione.
[Il tuo nome]
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Sollecito invio documenti – Modello 4
Oggetto: Sollecito per invio documenti pendenti
Gentile [Nome],
in riferimento alla pratica [numero/riferimento], Le chiediamo cortesemente di inviarci quanto prima i documenti ancora pendenti. Il loro invio è fondamentale per procedere con le attività previste.
Rimaniamo in attesa di un Suo gentile riscontro.
Cordiali saluti,
[Il tuo nome]
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Sollecito invio documenti – Modello 5
Oggetto: Secondo sollecito invio documenti
Gentile [Nome],
non avendo ancora ricevuto i documenti necessari dopo il nostro primo sollecito, Le rinnoviamo la richiesta di invio. La tempestività nella trasmissione dei documenti ci permetterà di procedere senza ulteriori rallentamenti.
Ringraziando per la collaborazione, porgiamo cordiali saluti.
[Il tuo nome]