In alcuni casi può essere necessario sollecitare una risposta.
Come si fa a chiedere una risposta in una mail formale? È un’azione corretta da fare o è inutile? Molte persone sono talmente occupate da dimenticarsi di rispondere alle mail. Spesso il rispondere in ritardo ad una lettera o dimenticarsene completamente sono il risultato della procrastinazione o del contenuto del messaggio. In tal caso, potrebbe essere necessario chiedere gentilmente una risposta.
Nelle organizzazioni ben strutturate, che hanno una serie di rapporti e feedback da trasmettere, si osserva spesso che le mail inviate non ricevono la risposta attesa. Ciò potrebbe essere dovuto alla quantità di impegni quotidiani di tali organizzazioni.
Ovviamente, alcune persone rispondono a tutte o quasi le mail che ricevono. Tuttavia, molte persone finiscono per non rispondere alle lettere, nemmeno a quelle che riportano una chiara richiesta di risposta. Nel caso in cui il destinatario della vostra mail non risponda affatto e sia necessario un suo riscontro, potete chiedere gentilmente una risposta.
Perchè non si riceve una risposta
Ci sono diversi motivi per cui il destinatario potrebbe tardare a rispondere alla vostra mail o trascurarla del tutto, costringendovi a chiedere esplicitamente una risposta . Considerate attentamente i seguenti punti importanti.
Il vostro rapporto con il destinatario
Questo punto può sembrare imbarazzante, ma è vero. Il vostro rapporto probabilmente influenzerà il tono. Le relazioni di reciprocità sono naturali. Le persone reagiscono naturalmente a voi in base al modo in cui vi relazionate con loro e con gli altri. Siete il tipo che di solito ritarda a rispondere agli altri? Se è così, allora anche gli altri tenderanno a ritardare. Ciò significa che potreste dover chiedere gentilmente al vostro destinatario una risposta.
Tuttavia, la prima cosa da fare è lavorare su se stessi. Rispondete a tutte le mail che vi arrivano nel minor tempo possibile. Nelle situazioni in cui non siete in grado di dare la risposta necessaria segnalate semplicemente di aver ricevuto la mail e quando invierete una risposta. Ad esempio,
Gentile Mario Rossi,
ho ricevuto la sua mail e la sua richiesta sarà accolta entro le 14:00 di domani.
Grazie.
Maria Bianchi
Forse hai inviato la mail alla persona sbagliata
Assicuratevi sempre che la mail sia stata inviata all’indirizzo giusto.
Il messaggio è scritto male
Potreste aver scritto il messaggio in un modo in cui il destinatario non è riuscito a relazionarsi. Il contenuto della vostra lettera forse è scritto in modo confuso, poco comprensibile. Revisionate tutte le mail prima di inviarle, usate il controllo ortografico, controllate la grammatica, e assicuratevi che il contenuto sia semplice e conciso.
Come scrivere una mail per ottenere una risposta senza dovere sollecitare
Ecco alcuni semplici modi per scrivere una mail professionale e ottenere una risposta senza chiederla.
Fornisci un motivo per cui la tua email dovrebbe ricevere risposta
La maggior parte delle volte le persone rispondono quando si usa la parola perché. C’è una maggiore probabilità che la vostra e-mail riceva una risposta se fornite un motivo per farlo.
Ad esempio, “sarò felice di sentirti perché XXX scade giovedì sera”
Anche se il motivo non sembra troppo importante, è probabile che si ottenga una risposta.
Brevi e semplici
Gli utenti di Internet vanno di fretta ed hanno una soglia dell’attenzione sempre più bassa . Mantenete le vostre mail molto semplici, concise e andate dritti al punto. Inviare troppe richieste in una sola mail è assolutamente da evitare. Al contrario, limitate le vostre richieste e se possibile non fatene più di due in una sola mail.
Se dovete inviare un messaggio esaustivo dichiarate gentilmente, all’inizio della mail, che quella sarà una comunicazione lunga. Questo preparerà mentalmente il destinatario.
Usare i punti elenco
Se dovete scrivere tante informazioni in una mail allora inseritele in un elenco puntato. Cercate di non far perdere tempo al vostro destinatario. Probabilmente ha altre priorità che cercare di capire il significato di ciò che avete scritto. Prendete un punto alla volta e rendete la vostra e-mail facile da leggere e comprendere.
Controllo ortografico
Controllate come avete scritto il nome del destinatario e come sono state scritte le altre parole. A volte le persone leggono più le e-mail a causa di errori ortografici e grammaticali.
Chiudete le mail con una nota accattivante e gentile
L’ultima parte è sempre quella in cui dimostrate quanto siete preoccupati per il tempo che il lettore ha investito nel leggere la vostra mail, e non c’è altro modo per dimostrarlo se non quello di chiudere il messaggio con parole accattivanti e gentili.
Ad esempio, La ringrazio per la sua attenzione.
Firma
Inserite sempre la firma nelle vostre lettere. La firma riporta il vostro nome e l’indirizzo di contatto. La firma aiuta il destinatario a sapere chi ha inviato la mail e da dove proviene.
Come sollecitare una risposta
Se si è scritta una buona mail utilizzando i semplici consigli che guidano una scrittura efficace e ancora non si ottiene una risposta, allora è il momento di sollecitare una risposta. Ecco alcune cose importanti da fare quando si chiede una risposta.
-Non abbiate fretta di fare un follow up. Aspettate almeno un paio di giorni. Se non ricevete risposta, potete inviare un messaggio di sollecito. Quando inviate un messaggio di sollecito, fate in modo che il messaggio di sollecito sia ufficiale quanto il primo
-Assicuratevi di avere l’intenzione giusta
-Se è urgente, ditelo e spiegate brevemente perché lo è
Per esempio,
Gentile Sig. Rossi,
non ho ancora ricevuto una sua risposta in merito ai nomi che le sono stati inviati per la promozione. Le chiedo gentilmente di darmi un riscontro in quanto la sua risposta è molto importante per noi.
La ringrazio anticipatamente,
Cordiali saluti,
Maria Verdi
-Usare parole educate per chiedere una risposta in una mail formale
Non lasciatevi infastidire troppo dalla situazione. Cercate di non apparire duri perché se lo fate il destinatario potrebbe non rispondervi affatto.
-Considerare il punto di vista del destinatario
Dovete anche considerare che il vostro destinatario ha altri impegni. Inviategli un promemoria tenendo conto di questo.
-Fare un follow up Se non ricevete ancora risposta è il momento di fare un follow up. Deve essere cordiale e non risultare fastidioso
Ecco alcuni esempi di email di follow up per guidarvi:
Buonasera,
spero che tu stia bene.
Quando riesci ad avere del tempo per una demo della nostra dashboard? Offre un supporto importante per creare mail migliori e più efficaci in grado di far crescere il tuo business.
Hai un po’ di tempo per connetterti nelle prossime settimane?
Ti ringrazio,
firma
Modello sollecito di risposta
Di seguito è possibile trovare un modello di sollecito di risposta da scaricare.
Conclusione
Risulta essere opportuno chiedere una risposta alla propria mail ogni volta che non si riceve risposta. Se siete in grado di farlo con gentilezza, questo non influirà negativamente sul vostro rapporto. Assicuratevi di farlo in modo professionale come spiegato sopra.