Le informazioni disponibili su come scrivere un verbale di riunione efficace sono talmente tante che possono creare confusione. Per questo motivo, scrivere un verbale può sembrare più un peso che altro quando, in realtà, questi documenti sono una potente risorsa per il team ed un mezzo cruciale per condividere e diffondere le informazioni.
Cosa sono i verbali
I verbali delle riunioni sono una registrazione scritta delle conversazioni e delle decisioni prese nel corso di una riunione. Sono applicabili a qualsiasi tipo di gruppo all’interno di un’azienda, compresi i consigli di amministrazione, i team di lavoro e gli investitori.
Dovreste scrivere un verbale in occasione di tutte quelle riunioni che richiedono una registrazione ufficiale. Questo documento scritto può essere utilizzato per informare i membri del team che non hanno potuto partecipare di quanto è accaduto o per tenere traccia delle decisioni e dei punti che possono essere rivisti. I verbali delle riunioni precedenti possono quindi essere utilizzati per prendere decisioni organizzative future.
Tra le organizzazioni che di solito sono tenute a registrare i verbali delle riunioni vi sono le organizzazioni non profit, gli enti governativi, le scuole, le aziende pubbliche e i sindacati.
Qual è lo scopo dei verbali delle riunioni
I verbali delle riunioni forniscono un resoconto storico delle discussioni, delle decisioni e della pianificazione a lungo termine dell’azienda. I partecipanti hanno la possibilità di utilizzare i verbali delle riunioni come documentazione per riferimenti futuri, per capire i progressi che sono avvenuti nel tempo.
D’altra parte, i verbali possono essere consultati da persone che non hanno partecipato alla riunione, ma che devono essere informate sulle decisioni e sui passi successivi.
Perché i verbali delle riunioni sono importanti
I verbali delle riunioni servono a dimostrare perché e come un’azienda è arrivata a determinate decisioni. Questo può essere utile per rispondere alle domande che sorgono in riferimento alle decisioni prese o alle discussioni che si sono svolte.
-Sono il resoconto delle decisioni e delle azioni di un gruppo
-Sono un promemoria per chi ha ricevuto incarichi
-Ricordano e sottolineano le scadenze
-Sono un vantaggio per le persone che sono assenti al momento delle decisioni
Oltre a fungere da registro ufficiale delle discussioni e delle decisioni, i verbali delle riunioni possono anche fornire protezione legale alla vostra organizzazione.
Chi è responsabile della stesura del verbale della riunione
In alcune organizzazioni (come enti governativi e sindacati), il segretario è responsabile della registrazione dei verbali delle riunioni.
Se non esiste questo ruolo specifico nel vostro team o azienda, è bene far ruotare il ruolo di tra i partecipanti alla riunione. In alternativa, è possibile utilizzare uno strumento collaborativo per la stesura dei verbali delle riunioni.
Come scrivere il verbale di una riunione
L’approccio alla stesura dei verbali delle riunioni varia a seconda dei team e delle organizzazioni. Esistono però alcune regole che si applicano a tutti i tipi di team e scenari.
Alcune di queste includono la documentazione delle decisioni chiave e dei responsabili delle azioni. Continuate a leggere per capire se vi manca qualcuna di queste pratiche chiave quando scrivete il verbale di una riunione.
Data e ora della riunione
Prima di iniziare a scrivere il verbale della riunione, annotate la data e l’ora della riunione. Sembra un’ovvietà, ma vale la pena ricordarlo, visto che è molto importante poter risalire ai dettagli delle riunioni precedenti per vedere cosa sia stato completato e cosa sia ancora da terminare
Nomi dei partecipanti
Il passo successivo è quello di documentare i nomi di tutti i partecipanti e di tutte le persone che non hanno potuto partecipare. Di solito, all’inizio della riunione, c’è un po’ di tempo dedicato all’accettazione o alla modifica dei verbali delle riunioni precedenti, quindi potete dare un’occhiata a chi ha partecipato l’ultima volta per avere una bozza dell’elenco dei partecipanti. Meglio ancora, utilizzate l’invito del calendario per controllare i nomi quando i partecipanti si uniscono o entrano nella stanza.
Scopo della riunione
Risulta essere molto importante che il perché della riunione sia documentato e reso evidente. In questa parte del verbale della riunione, cercate di spiegare in modo dettagliato perché la riunione è stata convocata e cosa si sta cercando di ottenere. Questo sarà particolarmente utile per chi non ha potuto partecipare alla riunione e per chi utilizzerà i risultati di questa riunione per prendere decisioni.
Punti all’ordine del giorno e argomenti discussi
Utilizzate l’ordine del giorno della riunione come schema generale per le note della riunione e utilizzate ogni punto dell’ordine del giorno come sezione per annotare le note, compresi i risultati o le decisioni più importanti che sono state prese.
È una buona idea inviare l’ordine del giorno della riunione in anticipo, in modo che tutti possano dare suggerimenti e contribuire. In questo modo non ci saranno persone ignare dei punti da discutere nel corso della riunione.
L’uso di un modello di verbale di riunione può far risparmiare molto tempo ed energia. Se utilizzate sempre lo stesso modello, potete abituare le persone del vostro team a lavorare in un determinato modo senza alcun problema.
Decisioni chiave e punti d’azione
Le riunioni produttive comportano l’assegnazione di punti d’azione ai diversi partecipanti. Registrate le decisioni o le azioni non appena si verificano in modo da poterle trascrivere con precisione.
Sarebbe impossibile prendere nota di tutto per cui concentratevi solo sulle azioni che devono essere intraprese in relazione alle principali decisioni, raccomandazioni, sfide o soluzioni che sono state identificate.
Per assicurarvi che questi importanti elementi non vadano persi, fate in modo che risaltino nel verbale della riunione. Ciò può significare l’inserimento di una casella di controllo, il grassetto, l’evidenziazione.
La registrazione dei punti d’azione di una riunione consente al gruppo di responsabilizzarsi reciprocamente e di sostenersi a vicenda nel portare a termine i compiti che vi avvicinano al raggiungimento degli obiettivi organizzativi più ampi.
Data e luogo della prossima riunione
Se redigete un verbale di riunione formale, dovete includere la data della prossima riunione, per quanto riguarda il progetto o l’argomento di discussione. In questo modo, i partecipanti alle riunioni possono avere un’idea generale di quanto tempo hanno a disposizione per portare a termine le responsabilità assegnate.
Sapere quando si terrà il prossimo incontro vi aiuterà a gestire il vostro tempo in modo appropriato e a dare priorità a tutti i vostri compiti. È altrettanto importante conoscere il luogo dell’incontro, che sia online o di persona.
Documenti da includere nel rapporto
L’ultima cosa da includere sono i documenti supplementari da inviare insieme al verbale della riunione. Pensate se durante la riunione sono stati utilizzati o citati documenti che potrebbero essere utili da includere per i membri del team. Ad esempio, un registro delle azioni o dei problemi, KPI, aggiornamenti o modifiche al progetto. Un articolo pubblicato da G2 illustra l’importanza di inviare i verbali delle riunioni il prima possibile:
Una volta terminata la riunione, è il momento di riordinare gli appunti e distribuirli al team. Il momento migliore per farlo è subito dopo la riunione, quando tutto è ancora fresco nella vostra mente. In questo modo si riduce la possibilità di errori e si possono contattare i partecipanti alla riunione in caso di domande.
Anche se state inviando questo verbale il più rapidamente possibile, assicuratevi di scriverlo bene, puntando sulla qualità, dato che serve come documento a cui si farà riferimento in futuro.
Fac simile verbale di riunione
Di seguito è possibile trovare alcuni fac simile di verbale di riunione in formato Word da scaricare.
