La manleva è un patto con cui un soggetto si impegna a tenere indenne l’altro da pretese, danni o costi che possano derivare da un fatto o da un’attività specifica; nella consegna chiavi l’attività è l’accesso e l’uso materiale degli spazi da parte del destinatario, e il fatto è la disponibilità fisica del bene prima o dopo la formale immissione nel possesso o la restituzione. Per funzionare davvero, la manleva deve essere puntuale su chi fa cosa, quando, dove e a quali condizioni, deve delimitare l’area di rischio trasferita e deve coordinarsi con il contratto principale, che si tratti di locazione, compravendita, appalto o semplice custodia.
Come scrivere una manleva per consegna chiavi
Il primo blocco è l’intestazione delle parti, con indicazione completa dell’identità di chi consegna e di chi riceve, comprese le qualità in cui agiscono e i poteri di rappresentanza. Se consegna il proprietario o il locatore occorre dirlo espressamente, così come è opportuno specificare se il ricevente sia conduttore, acquirente, mandatario, impresa esecutrice o tecnico incaricato. La qualificazione giuridica incide sull’estensione degli obblighi e sulla prevedibilità dei rischi che la manleva andrà a coprire. Conviene riportare gli estremi del contratto collegato, come numero e data del contratto di locazione o di preliminare di compravendita, e richiamare eventuali allegati come planimetrie, verbali di sopralluogo o elenchi dei dispositivi consegnati, perché la manleva non viva di vita propria ma si agganci al rapporto sottostante.
Il secondo blocco è la descrizione analitica delle chiavi e dei dispositivi che si consegnano. Una manleva generica che parli di “chiavi” senza specificazioni presta il fianco a equivoci e contenziosi. È preferibile identificare il bene immobile con indirizzo e dati catastali, individuare i corpi accessori e i locali comuni se rilevano, e dettagliare il numero dei mazzi, il tipo di chiavi (meccaniche, elettroniche, magnetiche), la presenza di badge o codici di accesso nonché eventuali telecomandi per cancelli, serrande o allarmi. Se ci sono codici, è utile indicare le modalità di variazione o di disattivazione dopo la riconsegna, per evitare accessi non autorizzati. Tutto ciò può confluire in un allegato inventariale, firmato da entrambe le parti, che la manleva richiama e incorpora.
Il terzo blocco è lo scopo della consegna e il perimetro dell’uso autorizzato. La manleva deve chiarire perché si consegnano le chiavi, per esempio per consentire l’accesso per sopralluoghi, per trasloco, per lavori di manutenzione o per immissione anticipata nel possesso quando ancora non sono perfezionate condizioni sospensive. Lo scopo delimita l’uso legittimo: se si autorizzano solo visite tecniche, non si sta autorizzando l’uso continuativo; se si consente lo stoccaggio di beni, occorre prevedere standard minimi di sicurezza, esclusioni di responsabilità del consegnante per furti o danneggiamenti non imputabili e obblighi del ricevente di attivare coperture assicurative. Dichiarare lo scopo impedisce interpretazioni estensive e sorregge la ripartizione dei rischi nella clausola di manleva vera e propria.
Il quarto blocco è la clausola di manleva in senso stretto. Qui il ricevente si obbliga a tenere indenne e manlevare il consegnante da pretese di terzi, sanzioni, danni a cose e persone, costi e spese, incluse quelle legali, che derivino dall’uso delle chiavi e dall’accesso all’immobile nel periodo coperto dall’accordo. È importante evitare formule vaghe e individuare esattamente l’arco temporale di efficacia, la derivazione causale tra condotta e danno e l’eventuale estensione a dipendenti, incaricati o subappaltatori del ricevente. La manleva deve coordinarsi con l’articolo 1229 del codice civile, che rende nulle le clausole che esonerano da responsabilità per dolo o colpa grave, perciò non si può pretendere di essere manlevati se il danno discende da condotta dolosa o gravemente colposa del consegnante. Vale la pena prevedere che la manleva copra la colpa lieve del consegnante connessa a meri fatti organizzativi di consegna e custodia delle copie, ma non vada oltre i limiti di legge. Se sono presenti più soggetti che ricevono le chiavi, la clausola può essere congiunta e solidale per rendere più semplice l’azione di rivalsa.
Il quinto blocco riguarda gli obblighi accessori del ricevente, perché la manleva non vive nel vuoto ma si alimenta di condotte diligenti. Si può inserire l’impegno a non duplicare le chiavi senza consenso, a non comunicare a terzi codici o PIN, a custodire con diligenza i dispositivi, a usare l’immobile nel rispetto delle norme di sicurezza, del regolamento condominiale e delle regole tecniche eventualmente indicate dal proprietario o dal responsabile della sicurezza. È utile prevedere l’obbligo di segnalare immediatamente smarrimenti o furti, consentendo al consegnante di procedere alla sostituzione delle serrature, con addebito dei costi al ricevente se lo smarrimento gli è imputabile. Se nei locali sono presenti impianti di allarme, videosorveglianza o dispositivi domotici, è opportuno chiarire le responsabilità per falsi allarmi, interventi delle forze dell’ordine e sanzioni.
Il sesto blocco è la durata, la restituzione e la tracciabilità. Una manleva per consegna chiavi non dovrebbe essere indefinita. È preferibile fissare un termine finale legato a un evento certo, come la stipula del contratto definitivo, la consegna dell’immobile, la fine dei lavori o la data di cessazione della locazione, con previsione di restituzione contestuale e di sottoscrizione di un verbale di riconsegna che attesti il rientro di tutte le copie. Prevedere un obbligo di riconsegna a semplice richiesta, anche prima della scadenza, aiuta a fronteggiare sopravvenienze e inadempimenti. Si può inserire l’impegno del ricevente a consentire un accertamento congiunto dello stato dei luoghi in occasione della restituzione, così da prevenire contestazioni sui danni.
Il settimo blocco è la prova documentale dell’avvenuta consegna e della riconsegna. Non bastano le parole: conviene firmare contestualmente un verbale che menzioni luogo, data, ora, numero esatto dei mazzi e dei dispositivi, eventuali sigilli o etichette identificative e le condizioni delle serrature e dei varchi al momento del passaggio. In allegato si possono includere fotografie datate e, se si tratta di condomìni o complessi con parti comuni, attestazioni sull’avvenuta informazione dell’amministratore circa l’autorizzazione temporanea all’accesso di persone e mezzi.
L’ottavo blocco è la copertura assicurativa. La manleva non sostituisce l’assicurazione del ricevente, che rimane strumento fondamentale di gestione del rischio. Una clausola che imponga al ricevente di mantenere una polizza responsabilità civile verso terzi con un massimale coerente con la natura dei locali e delle attività riduce la probabilità che la manleva resti sulla carta. Nei contesti di cantiere o lavori edili è utile richiamare l’obbligo di POS e DVR, la nomina del responsabile dei lavori o del coordinatore per la sicurezza e l’adozione delle misure antinfortunistiche, chiarendo che la manleva non copre violazioni di norme inderogabili di sicurezza.
Il nono blocco è il trattamento dei dati e la riservatezza. La consegna chiavi può implicare accesso a dati personali o a documenti sensibili; inserire un impegno alla riservatezza e un richiamo agli obblighi in materia di protezione dei dati, con l’indicazione di trattare solo quanto necessario per lo scopo definito, è prudente e spesso necessario, specie se si tratta di locali aziendali. Una clausola di non divulgazione, anche di durata successiva alla restituzione, tutela informazioni commerciali e asset immateriali.
Il decimo blocco è la legge applicabile, il foro competente e l’integrità dell’accordo. È standard richiamare la disciplina italiana, inserire una clausola di salvaguardia per cui l’eventuale nullità parziale non travolge il resto dell’accordo e prevedere un foro conforme alle regole inderogabili sulla competenza, evitando pattuizioni ardite che rischiano di essere disattese. Se il documento è accessorio a un contratto principale che contiene già una clausola di mediazione o di arbitrato, conviene coordinarsi e richiamarla per evitare frammentazioni del contenzioso.
Esempio manleva per consegna chiavi
Modello 1 — Consegna chiavi al conduttore prima della consegna formale dell’immobile (trasloco/sopralluoghi)
Tra [Nome e Cognome/Denominazione del proprietario o locatore], CF/P.IVA [•••], con sede/domicilio in [•••], PEC [•••], in seguito “Consegnante”, e [Nome e Cognome/Denominazione del conduttore], CF/P.IVA [•••], con domicilio in [•••], PEC [•••], in seguito “Ricevente”, si conviene e si stipula quanto segue.
Il Consegnante, ai soli fini di consentire al Ricevente l’accesso all’immobile sito in [indirizzo completo] identificato al Catasto al foglio [•••], particella [•••], sub [•••], per attività preparatorie al godimento quali sopralluoghi, pulizie, piccoli lavori non strutturali e trasloco, consegna in data odierna n. [•••] mazzi di chiavi e i seguenti dispositivi di accesso: [descrizione dettagliata], come elencati nell’Allegato A che costituisce parte integrante del presente accordo. La consegna non vale come consegna formale dell’immobile ai sensi del contratto di locazione sottoscritto in data [•••], che resta pienamente efficace, né comporta variazione dello stato del possesso sino alla data ivi indicata per la consegna contrattuale.
Il Ricevente si impegna a custodire con diligenza le chiavi e i dispositivi, a non duplicarli né a cederli a terzi senza consenso scritto del Consegnante, a non modificare serrature o codici e a utilizzare gli accessi esclusivamente per lo scopo sopra indicato, nel rispetto della legge, del regolamento condominiale e delle istruzioni tecniche ricevute. In caso di smarrimento o furto, il Ricevente notificherà immediatamente il fatto al Consegnante, accettando l’addebito dei costi di sostituzione delle serrature se l’evento gli è imputabile.
Per l’intera durata del presente accordo il Ricevente si obbliga a tenere indenne e manlevare il Consegnante da qualunque pretesa, danno, responsabilità, costo o spesa, incluse le spese legali, che derivino dall’uso delle chiavi e dall’accesso ai locali da parte sua o di soggetti da lui incaricati, fatta salva l’ipotesi di dolo o colpa grave del Consegnante ai sensi dell’articolo 1229 c.c. Resta esclusa ogni responsabilità del Consegnante per furti o danneggiamenti a beni del Ricevente custoditi nell’immobile prima della consegna contrattuale, salvo il caso di sua responsabilità per dolo o colpa grave.
Il Ricevente dichiara di essere coperto da polizza di responsabilità civile verso terzi con massimale non inferiore a euro [•••] e si impegna a mantenerla efficace sino alla riconsegna delle chiavi, fornendo su richiesta idonea attestazione. Il trattamento di eventuali dati personali acquisiti in occasione degli accessi avverrà nel rispetto della normativa applicabile, limitatamente a quanto necessario allo scopo del presente accordo, con obbligo di riservatezza anche dopo la cessazione.
La durata decorre dalla data odierna e cessa al verificarsi del primo tra i seguenti eventi: consegna formale dell’immobile ai sensi del contratto di locazione; data del [•••]; recesso del Consegnante comunicato con preavviso di [•••] giorni. Alla cessazione, il Ricevente restituirà tutte le chiavi e i dispositivi sottoscrivendo il verbale di cui all’Allegato B. La legge applicabile è quella italiana; per ogni controversia è competente il Foro di [•••], salvo diversa inderogabile previsione di legge. La nullità o inefficacia di singole clausole non travolge il resto del presente accordo.
Letto, confermato e sottoscritto.
Luogo e data: [•••]
Il Consegnante: [firma]
Il Ricevente: [firma]
Modello 2 — Consegna chiavi a impresa/tecnico per lavori, manutenzioni o cantiere
Tra [Proprietario/Committente], CF/P.IVA [•••], PEC [•••], in seguito “Committente”, e [Impresa/Professionista], CF/P.IVA [•••], con sede in [•••], PEC [•••], in seguito “Appaltatore”, si conviene quanto segue.
Il Committente consegna all’Appaltatore, esclusivamente per l’esecuzione dei lavori di cui all’ordine/contratto n. [•••] del [•••] da svolgersi presso l’immobile sito in [indirizzo], i seguenti accessi: n. [•••] mazzi di chiavi e [badge/telecomandi/codici], come descritti nell’Allegato A. L’Appaltatore assume integralmente gli obblighi di custodia, prevenzione e sicurezza connessi all’uso delle chiavi e all’accesso ai locali, impegnandosi a rispettare il D.Lgs. 81/2008 e successive modifiche, i Piani di Sicurezza applicabili, le istruzioni del Coordinatore e ogni regolamento condominiale.
L’Appaltatore si impegna a non duplicare chiavi e dispositivi, a limitare l’accesso ai soli addetti necessari, a mantenere un registro degli ingressi e a restituire immediatamente i dispositivi su richiesta del Committente o alla fine dei lavori. Eventuali smarrimenti o furti saranno comunicati senza ritardo; l’Appaltatore sosterrà i costi per la sostituzione delle serrature quando l’evento sia a lui imputabile.
Per tutta la durata della consegna chiavi l’Appaltatore manleva e tiene indenne il Committente da qualsiasi danno a cose o persone, sanzione, costo o pretesa, incluse spese legali, che derivino dall’accesso, dallo svolgimento dei lavori e dall’uso dei dispositivi da parte propria, dei dipendenti, dei subappaltatori o degli incaricati, salvo i casi di dolo o colpa grave del Committente. Restano a carico dell’Appaltatore i danni cagionati alle parti comuni e alle unità di terzi per fatto proprio o dei suoi ausiliari, con obbligo di ripristino.
L’Appaltatore dichiara di essere titolare di copertura assicurativa RCT/RCO con massimali non inferiori a euro [•••]/[•••] e di polizza CAR ove pertinente, impegnandosi a mantenerle efficaci sino alla riconsegna e a produrne attestazione. L’Appaltatore assicura la conformità privacy per eventuali trattamenti di dati personali e la riservatezza rispetto a impianti, documenti o informazioni di cui venga a conoscenza, con divieto di riproduzione e divulgazione.
La consegna ha durata limitata al periodo necessario all’esecuzione dei lavori e comunque sino al [•••], con facoltà del Committente di revocare l’accesso in caso di violazioni. Alla cessazione, l’Appaltatore restituirà ogni dispositivo sottoscrivendo l’Allegato B. Il presente accordo è regolato dalla legge italiana; Foro competente [•••] o eventuale clausola di mediazione/arbitrato di cui al contratto principale, qui richiamata.
Letto, confermato e sottoscritto.
Luogo e data: [•••]
Il Committente: [firma]
L’Appaltatore: [firma]
Modello 3 — Consegna chiavi a promissario acquirente per immissione anticipata nel possesso
Tra [Venditore], CF/P.IVA [•••], PEC [•••], in seguito “Venditore”, e [Promissario Acquirente], CF/P.IVA [•••], PEC [•••], in seguito “Acquirente”, con riferimento al contratto preliminare del [•••] relativo all’immobile sito in [indirizzo e dati catastali], si conviene quanto segue.
Il Venditore consegna all’Acquirente, in via temporanea e fino al rogito notarile previsto entro il [•••], n. [•••] mazzi di chiavi e [badge/telecomandi/codici], come da Allegato A, al solo fine di consentire sopralluoghi tecnici, preventivi, eventuali allacci o subentri contrattuali, e l’eventuale deposito non abitativo di beni mobili. L’Acquirente riconosce che la presente consegna non trasferisce il possesso utile ai fini fiscali e civilistici, non anticipa gli effetti del trasferimento di proprietà e non legittima modifiche, opere o mutamenti strutturali senza autorizzazione scritta del Venditore.
L’Acquirente si obbliga a custodire le chiavi e i dispositivi, a non duplicarli, a non consentire accessi a terzi se non per attività coerenti con lo scopo e sotto la propria responsabilità, a rispettare i regolamenti e a sostenere i consumi e i costi direttamente imputabili alle attività svolte. In caso di mancato perfezionamento del trasferimento per causa a lui imputabile, l’Acquirente restituirà immediatamente chiavi e locali nello stato in cui li ha ricevuti, fatta salva l’ordinaria usura, rispondendo dei danni cagionati.
Per l’intera durata dell’accordo l’Acquirente manleva e tiene indenne il Venditore da qualsiasi responsabilità, danno, sanzione, costo o pretesa di terzi, incluse spese legali, derivanti dall’uso degli accessi e dall’attività svolta, con esclusione dei casi di dolo o colpa grave del Venditore. Qualora si renda necessaria la sostituzione di serrature per smarrimento imputabile all’Acquirente, i relativi costi resteranno a suo carico.
L’Acquirente dichiara di disporre di copertura assicurativa di responsabilità civile verso terzi con massimale non inferiore a euro [•••] per sinistro, impegnandosi a mantenerla efficace sino alla data del rogito o alla restituzione delle chiavi. Il trattamento dei dati eventualmente acquisiti avverrà nel rispetto della normativa vigente, con obbligo di riservatezza. La durata del presente accordo cessa con la stipula del rogito ovvero alla data del [•••] se anteriore, o per recesso del Venditore in caso di inadempimento. Alla cessazione, le chiavi saranno restituite e verrà sottoscritto l’Allegato B. Legge applicabile italiana; Foro competente [•••] o, se previsto nel preliminare, metodo ADR ivi richiamato.
Letto, confermato e sottoscritto.
Luogo e data: [•••]
Il Venditore: [firma]
L’Acquirente: [firma]
Modello 4 — Consegna chiavi ad agente immobiliare/terzo incaricato per visite e gestione accessi
Tra [Proprietario], CF/P.IVA [•••], PEC [•••], in seguito “Proprietario”, e [Agenzia/Agente], CF/P.IVA [•••], iscritta/o al REA n. [•••], PEC [•••], in seguito “Incaricato”, si conviene quanto segue.
Il Proprietario consegna all’Incaricato, ai soli fini dell’esecuzione del mandato di mediazione/gestione conferito in data [•••], n. [•••] mazzi di chiavi e i seguenti dispositivi: [descrizione], come da Allegato A. L’Incaricato potrà utilizzare gli accessi esclusivamente per organizzare e svolgere visite con potenziali conduttori/acquirenti, tecnici e per attività strettamente connesse al mandato, garantendo la presenza o il controllo diretto di un suo addetto qualificato durante le visite e assicurando la chiusura e il ripristino dei locali al termine di ciascun accesso.
L’Incaricato si impegna a custodire diligentemente chiavi e dispositivi, a non duplicarli senza autorizzazione scritta, a tenere un registro delle consegne temporanee ai propri collaboratori con indicazione di data, ora e nominativi dei visitatori, a rispettare il regolamento condominiale e a far rispettare le misure di sicurezza. Eventuali smarrimenti o furti dovranno essere comunicati immediatamente al Proprietario; i costi di sostituzione delle serrature saranno a carico dell’Incaricato quando il fatto gli sia imputabile.
Per tutta la durata della consegna chiavi l’Incaricato manleva e tiene indenne il Proprietario da ogni pretesa, danno, sanzione, costo o spesa, incluse spese legali, derivante da accessi, visite o condotte dei propri dipendenti e collaboratori, fatta salva la responsabilità del Proprietario per dolo o colpa grave. L’Incaricato dichiara di essere coperto da idonea polizza di responsabilità civile professionale e verso terzi con massimale non inferiore a euro [•••], impegnandosi a mantenerla efficace e a consegnarne attestazione su richiesta.
L’Incaricato tratterà i dati personali degli interessati nel rispetto della normativa applicabile, quale autonomo titolare o responsabile secondo l’assetto contrattuale, fornendo idonea informativa e adottando misure adeguate di sicurezza; manterrà riservate informazioni e documenti relativi all’immobile, a impianti, allarmi o codici d’accesso, che non potrà divulgare a terzi se non per finalità inerenti all’incarico.
La durata della consegna è collegata alla vigenza del mandato e comunque non oltre la data del [•••], con facoltà del Proprietario di richiedere la restituzione in qualunque momento con preavviso scritto di [•••] giorni. Alla cessazione o su richiesta, l’Incaricato restituirà tutte le chiavi e i dispositivi sottoscrivendo l’Allegato B, cancellando o riconsegnando eventuali codici forniti per l’accesso. La legge applicabile è quella italiana; Foro competente [•••], fatti salvi eventuali strumenti ADR previsti nel mandato.
Letto, confermato e sottoscritto.
Luogo e data: [•••]
Il Proprietario: [firma]
L’Incaricato: [firma]