Quando si riceve un sollecito di pagamento per una fattura che in realtà è già stata saldata, è importante rispondere in modo formale e chiaro per chiarire la situazione. La risposta a un sollecito di questo tipo serve a comunicare all’emittente della fattura che il pagamento è già stato effettuato, fornendo eventualmente i dettagli utili per rintracciare la transazione, come la data, l’importo e il metodo di pagamento. Questo documento permette di evitare malintesi, di tutelare la propria posizione e di mantenere un rapporto di correttezza e trasparenza nei confronti del creditore, contribuendo così a risolvere rapidamente la questione.
Come Scrivere Risposta a sollecito per fattura già pagata
Quando si redige una risposta a un sollecito per una fattura già pagata, è fondamentale fornire tutte le informazioni necessarie affinché il destinatario possa facilmente verificare l’avvenuto pagamento e chiudere la questione senza ulteriori equivoci. Innanzitutto, la comunicazione deve iniziare con un saluto formale e il riferimento al sollecito ricevuto, specificando la data e l’eventuale numero di protocollo o riferimento del sollecito stesso, in modo che sia immediatamente chiaro a quale richiesta si sta rispondendo.
È importante poi indicare con precisione gli estremi della fattura oggetto del sollecito, riportando il numero, la data di emissione e l’importo complessivo, per evitare possibili fraintendimenti su quale documento contabile si stia discutendo. Successivamente, si deve dichiarare che la fattura in questione è già stata saldata e fornire le prove del pagamento. A questo scopo, occorre indicare la data in cui è stato effettuato il pagamento, il metodo utilizzato (ad esempio bonifico bancario, assegno, pagamento elettronico), l’istituto bancario o il circuito tramite cui è avvenuta la transazione e possibilmente il numero di CRO o di riferimento dell’operazione. Se il pagamento è stato effettuato tramite bonifico, è utile allegare la contabile o l’estratto conto, o comunque menzionare che tali documenti sono disponibili su richiesta.
Nella risposta, è buona norma sottolineare la propria disponibilità a fornire ulteriori chiarimenti o a collaborare per la risoluzione di eventuali discrepanze amministrative, mantenendo un tono cortese e collaborativo per non compromettere il rapporto professionale. Può essere utile anche suggerire di verificare presso il loro ufficio amministrativo la corretta registrazione dell’incasso, poiché talvolta possono verificarsi errori di allineamento tra i pagamenti ricevuti e le fatture in sospeso. Infine, la comunicazione dovrebbe chiudersi con una formula di cortesia, i riferimenti dell’azienda o del mittente e, se necessario, i recapiti per un contatto diretto.
Tutto ciò contribuisce a rendere la risposta esaustiva e facilmente verificabile, facilitando la chiusura della pratica senza ulteriori solleciti o malintesi.
Esempio Risposta a sollecito per fattura già pagata
1. Oggetto: R: Sollecito di pagamento – Fattura n. [Numero Fattura] già saldata
Gentile [Nome],
in riferimento al vostro sollecito relativo alla fattura n. [Numero Fattura], desideriamo informarvi che il pagamento è stato regolarmente effettuato in data [Data Pagamento], come da ricevuta allegata.
Restiamo a disposizione per qualsiasi ulteriore chiarimento e vi chiediamo gentilmente di verificare l’avvenuto accredito presso i vostri uffici amministrativi.
Cordiali saluti,
[Nome e Cognome]
[Ruolo]
[Azienda]
2. Oggetto: Sollecito pagamento – Conferma saldo fattura n. [Numero Fattura]
Buongiorno [Nome],
con la presente confermiamo che la fattura n. [Numero Fattura], oggetto del vostro sollecito, risulta già saldata in data [Data Pagamento].
Allego copia della contabile bancaria a conferma dell’avvenuto pagamento.
Vi preghiamo di aggiornare i vostri archivi e restiamo a disposizione per ogni ulteriore necessità.
Distinti saluti,
[Nome e Cognome]
[Azienda]
3. Oggetto: Sollecito Fattura già pagata – Fattura n. [Numero Fattura]
Gentile [Nome],
abbiamo ricevuto il vostro sollecito relativo alla fattura n. [Numero Fattura].
Desideriamo informarvi che il pagamento è stato già effettuato in data [Data Pagamento].
In allegato troverete la documentazione comprovante la transazione.
Vi invitiamo a verificare presso la vostra amministrazione e restiamo disponibili per ulteriori chiarimenti.
Cordiali saluti,
[Nome e Cognome]
[Ruolo]
[Azienda]
4. Oggetto: R: Richiamo di pagamento – Pagamento già disposto per fattura n. [Numero Fattura]
Spett.le [Azienda],
facendo seguito al vostro sollecito, confermiamo che la fattura n. [Numero Fattura] è stata regolarmente pagata in data [Data Pagamento].
Vi alleghiamo la relativa prova di pagamento e vi chiediamo gentilmente di verificare l’aggiornamento del vostro estratto conto.
Grazie per l’attenzione.
Cordiali saluti,
[Nome e Cognome]
[Ruolo]
[Azienda]
5. Oggetto: Riscontro a sollecito – Fattura n. [Numero Fattura] già saldata
Buongiorno [Nome],
in merito al sollecito ricevuto per la fattura n. [Numero Fattura], desideriamo segnalare che il pagamento è stato già effettuato il [Data Pagamento].
Provvediamo ad allegare la ricevuta bancaria come riscontro.
Siamo a disposizione per qualsiasi chiarimento e vi ringraziamo per l’attenzione.
Cordiali saluti,
[Nome e Cognome]
[Azienda]