Immagina di essere seduto al tuo posto di lavoro, impegnato a svolgere le tue attività quotidiane, quando all’improvviso ti trovi a dover rispondere ad una chiamata urgente. Potrebbe trattarsi di un familiare malato che ha bisogno di cure immediate, oppure di tuo figlio che ha bisogno di essere prelevato da scuola a causa di un non ben meglio specificato “mal di pancia”.
È in momenti come questo che potrebbe tornarti utile sapere come scrivere una giustificazione per uscita anticipata, così da comunicare in modo professionale ed educato la tua necessità ai superiori o (nel caso tu sia uno studente maggiorenne) ai professori.
Nel seguente articolo, esploreremo come scrivere una giustificazione per l’uscita anticipata in modo efficace, mettendo in evidenza i punti fondamentali da considerare e fornendo alcuni esempi di lettera di giustificazione.
Come Scrivere una Giustificazione per Uscita Anticipata
Prima ancora di addentrarci nell’analisi della struttura di un giustificazione per uscita anticipata ben scritta, abbiamo scelto di spendere alcune parole sul corretto linguaggio da utilizzare quando si redige una comunicazione di questo tipo.
Quando si tratta di scrivere una giustificazione per l’uscita anticipata, il linguaggio utilizzato è di estrema importanza. L’intera composizione infatti deve risultare formale,ma al contempo anche cordiale e comprensiva. Non dimenticare infatti che il tono utilizzato deve essere in grado di riflettere la serietà della situazione che ti ha costretto ad uscire anticipatamente dal lavoro, ma al contempo anche la preoccupazione per il tuo temporaneo assentarti dal posto di lavoro e il rispetto per l’intero ufficio / reparto. Molto probabilmente infatti, la tua assenza sarà coperta da un collega, quindi potresti addirittura pensare di avvisare prima i tuoi pari rispetto ai superiori. Questa però, è una scelta che devi fare valutando attentamente la tipologia di rapporto che intercorre tra te e i colleghi, così da non causare eventuali dissidi.
Fatto ciò, potrai così essere sicuro di aver avvisato tutti per tempo. Parlando poi strettamente dal linguaggio da utilizzare nella giustificazione, ti consigliamo di inserire all’inizio del messaggio diciture cortesi, accompagnate da un saluto formale. Il classico “Gentile (Nome del supervisore),” andrà più che bene.
Naturalmente dovrai evitare di adoperare un linguaggio troppo colloquiale, ricordandoti di utilizzare la terza persona singolare, ovvero il “Lei”. Durante il corso della comunicazione cerca di ricorrere all’uso di vocaboli neutri, non eccessivamente astrusi ed evita il più possibile i giri di parole. La cosa migliore che puoi fare per far apparire seria ed affidabile la tua giustificazione infatti non è cercare di spiegare le cose nel dettaglio, quanto piuttosto rimanere abbastanza generico nel racconto delle cause e dei fatti.
Ora che questi concetti sono chiari, passiamo subito in rassegna l’intera struttura della giustificazione, così da non dimenticare pezzi per strada e far capire senza alcun fraintendimento al tuo superiore che cosa ti spinga ad allontanarti improvvisamente dalla scrivania.
– Saluto formale. Inizia sempre la tua comunicazione con una introduzione formale, che cominci rivolgendosi al tuo destinatario utilizzando aggettivi come “Gentile”, “Egregio,”, “Spettabile”.
Inserisci questi termini per intero, evitando le abbreviazioni. Fai poi seguire l’aggettivo prescelto dal sostantivo “Signor” o “Signora” eventualmente abbreviati rispettivamente con “Sig.” e “Sig.ra”.
– Presentazione, in cui riporti velocemente nome e cognome, e se la tua azienda è molto grande indichi il tuo reparto o settore di interesse, quello presso cui lavori.
-Spiegazione della situazione. Questa parte della giustificazione è cruciale, in quanto permette di spiegare la situazione che ti ha costretto ad uscire anticipatamente dal lavoro. Il consiglio è di scriverla evitando di fornire troppi dettagli personali. Ad esempio, “Sfortunatamente, ho ricevuto una chiamata riguardante una questione familiare urgente che richiede la mia presenza”. Inoltre, potrai usarla anche per minimizzare con le parole l’impatto che questo imprevisto potrà avere sul tuo lavoro: sottolinea da subito che sei disposto a recuperare il tempo perso. Ad esempio, “Farò il possibile per completare il mio lavoro a casa questa sera e per recuperare il tempo perso il più rapidamente possibile”.
– Messa a disposizione, in cui potrai specificare che sai disponibile via email o tramite telefono per discutere eventuali questioni urgenti, anche senza presenziare in ufficio.
– Conclusione. Termina la lettera con un tono di gratitudine e rispetto, ringraziando il tuo supervisore per la sua comprensione ed il supporto. Ricordati di terminare sempre la giustifica con la tua firma leggibile, in modo che i superiori possano verificare la tua identità.
Ora che il messaggio è completo, non ci resta che capire come consegnare la comunicazione e quando. In generale, la modalità di consegna di una giustificazione per uscita anticipata dipende dalle politiche aziendali specifiche e dal tipo di comunicazione che la tua azienda preferisce. Ecco alcune opzioni:
Mail: In molte aziende, la mail è il modo più comune per inviare comunicazioni formali, comprese le giustificazioni per uscita anticipata. Questo metodo è particolarmente veloce e permette di avere una copia digitale della giustificazione per eventuali riferimenti futuri, molto più difficile da perdere rispetto ad un foglietto qualsiasi.
Carta: eventualmente potresti scegliere di consegnare la tua giustificazione su un normale foglio di carta, soprattutto se la tua azienda preferisce questa modalità di comunicazione o se richiede documenti firmati manualmente. In questo caso, potresti consegnare la tua giustificazione a mano al tuo capo o all’ufficio risorse umane.
Voce: Infine, se la tua azienda è particolarmente piccola e conosci molto bene i tuoi superiori, potresti essere in grado di giustificare la tua uscita anticipata verbalmente, se hai avuto una conversazione diretta con il tuo capo o un rappresentante HR. Tieni presente che questo potrebbe non essere considerato una registrazione formale, quindi potrebbe essere utile chiedere una conferma scritta.
Se seguirai i consigli che abbiamo raggruppato per te in questa guida, siamo certi che la tua giustificazione per uscita anticipata sarà assolutamente idonea per aiutarti a raggiungere il tuo scopo. Leggendola, superiori e colleghi riusciranno a cogliere la gravità della situazione e non potranno che mettersi a tua disposizione per coprire le tue mansioni e farti affrontare la situazione con serenità e prontezza.
Modello Giustificazione per Uscita Anticipata
Di seguito è disponibile un fac simile giustificazione per uscita anticipata Word da scaricare.
