Leggendo questa guida potrete imparare come scrivere una lettera a un avvocato.
Per rendere più veloce l’apprendimento delle informazioni abbiamo diviso questa guida in punti facili da seguire ed applicare.
Sicuramente il pensiero di scrivere una lettera a un avvocato può intimidire, soprattutto quando lo si fa per la prima volta.
Dopo aver letto la guida saprete con esattezza come scrivere una lettera a un avvocato senza commettere errori.
Non indugiamo oltre ed iniziamo subito!
Come scrivere una lettera ad un avvocato
Una lettera a un avvocato viene scritta nel formato della lettera commerciale. Iniziate quindi la lettera con il vostro indirizzo e le informazioni di contatto seguite dalla data e dall’indirizzo dell’avvocato.
Iniziate quindi mettendo subito in chiaro le ragioni che vi spingono a scrivere la lettera.
Proseguite fornendo ulteriori dettagli sulla vostra preoccupazione e concludete la lettera con “Cordiali saluti”, seguito dal vostro nome e dalla vostra firma.
Per scrivere una lettera efficace a un avvocato, assicuratevi di fare quanto segue:
-Includere il proprio nome, indirizzo e informazioni di contatto.
-Includere la data della lettera.
-Evidenziare con chiarezza il motivo per il quale state scrivendo
-Verificare che la lettera contenga tutte le informazioni necessarie, tra cui date, nomi, luoghi, documenti, file, contatti e altre informazioni pertinenti
-Allegare i documenti necessari così da agevolare la raccolta di informazioni da parte dell’avvocato
-Essere diretti senza utilizzare giri di parole
-Mantenere un tono professionale
-Essere chiari
-Usare un linguaggio formale
-Essere onesti
-Includere solo le informazioni pertinenti
Come strutturare la lettera
Questa è la descrizione passo per passo di come scrivere una lettera efficace a un avvocato
Fase 1: La lettera è necessaria?
Prima di iniziare a comporre la lettera, dovete chiedervi: è necessaria la lettera? Oppure potrei chiamarlo direttamente? O basterebbe inviare una semplice email? (parleremo dell’invio di e-mail ad un avvocato più avanti)
Se la risposta è sì allora iniziare a scrivere la lettera.
Fase 2: chiarire lo scopo
Dopo aver stabilito che la lettera è indispensabile, il passo successivo è chiarire il vostro scopo.
Il vostro scopo dipende da ciò che volete ottenere con la vostra lettera.
A tal proposito vi conviene comunicare chiaramente all’avvocato il vostro scopo
-Volete richiedere un servizio legale?
-Volete chiedere informazioni sul pagamento?
-Volete richiedere una copia del fascicolo di un caso?
-Volete licenziare l’avvocato?
Fase 3: Raccogliere ogni dettaglio importante
Prima di scrivere la lettera, assicuratevi di avere tutti i dettagli necessari per trasmettere il messaggio che desiderate in modo chiaro.
Omettendo dettagli importanti, potreste mancare il vostro obiettivo.
Assicuratevi di avere date, nomi, luoghi, documenti, file, contatti e qualsiasi altro dettaglio importante per formulare la vostra richiesta in modo più preciso possibile.
Fase 4: Redigere la lettera
Il vostro indirizzo potrebbe essere in alto a destra o in qualsiasi altra posizione accettabile a seconda dello stile di scrittura della lettera scelto.
La data viene sempre scritta subito dopo l’indirizzo.
Sotto la data, quello che segue è l’indirizzo dell’avvocato e qui è necessario includere il suo nome e cognome e il suo indirizzo postale e fisico.
Mantenere sempre un tono rispettoso e professionale. Come saluto è buona norma includere il titolo “avvocato” seguito dal suo cognome.
Il saluto può essere collocato prima o dopo l’intestazione della lettera.
Le intestazioni delle lettere quando si scrive a un avvocato possono essere diverse.
Ad esempio usare il motivo per il quale si scrive la lettera come “Re: Richiesta del fascicolo del mio caso”
Si può utilizzare anche il riferimento del caso come titolo seguito dal motivo. Questa intestazione è adatta quando, ad esempio, si sta scrivendo una lettera a un avvocato riguardo al proprio caso.
Il linguaggio corretto vi permetterà di comunicare con il vostro avvocato nel modo più chiaro possibile.
Mantenete la lettera il più breve possibile.
L’avvocato ha un sacco di cose da leggere nella sua giornata per cui non occupate il suo tempo inutilmente.
Assicuratevi di includere solo le informazioni necessarie riguardo il motivo per cui state scrivendo la vostra lettera.
Chiudere sempre la lettera con frasi appropriate.
A seconda dello scopo della vostra lettera, potete usare frasi come;
-Aspetto di sentirla
-Cordiali saluti
-Rimango in attesa di un vostro gentile riscontro
Dopo la frase di chiusura è necessario includere il proprio nome, cognome e la firma.
Si può aggiungere un numero di telefono per permettere all’avvocato di contattarvi velocemente.
Fase 5: Utilizzare i mezzi adeguati per la consegna
La lettera che avete scritto deve raggiungere l’avvocato di cui avete bisogno.
Utilizzate sempre mezzi affidabili e più veloci.
Se possibile, consegnate la lettera fisicamente e, se necessario, utilizzate un tracciamento di spedizione per registrare la data e la firma della persona che ha ricevuto la lettera.
Se avete allegato dei documenti potreste usare una raccomandata così da avere conferma dell’avvenuta ricezione da parte dello studio legale.
In alternativa potete semplicemente inviarla tramite mail.
Nel caso in cui l’avvocato abbia specificato il mezzo attraverso il quale è possibile inviare la lettera, è preferibile utilizzare quello.
È bene controllare se l’avvocato abbia ricevuto la lettera o meno, specialmente se non si riceve risposta entro tempi ragionevoli.
Fase 6: salvare una copia
Assicuratevi di conservare una copia della lettera e del tracciamento di spedizione.
In questo modo, se la lettera viene smarrita nella posta o se il vostro avvocato nega di averla ricevuta, avrete la prova di averla inviata e, se necessario, sarà facile inviarla di nuovo.
Come scrivere una mail all’avvocato
L’oggetto della vostra mail deve evidenziare bene il motivo per il quale scrivete. Iniziate quindi la vostra e-mail salutando l’avvocato in modo formale presentandovi e facendo riferimento alla persona che vi ha indirizzato a lui se presente.
Spiegate la vostra situazione nel modo più dettagliato possibile mantenendo un ordine logico.
Informate l’avvocato delle vostre aspettative e chiedete la sua assistenza per supportarvi in questa situazione.
Infine, informatevi sul momento in cui potrete incontrarlo per ricevere ulteriore assistenza.
Ricordate che una mail di richiesta supporto ad un avvocato deve essere breve ma efficace.