Il sollecito ritiro merce è una comunicazione formale che viene inviata a un cliente o a un destinatario che non ha ancora provveduto a ritirare la merce acquistata o ordinata, nonostante siano trascorsi i termini previsti o concordati. Questo documento serve a ricordare l’obbligo di ritiro e a sollecitare l’interessato affinché provveda tempestivamente, evitando così disguidi, costi aggiuntivi di deposito o eventuali penali. Inoltre, il sollecito contribuisce a mantenere un rapporto trasparente tra venditore e acquirente, tutelando gli interessi di entrambe le parti e agevolando la corretta gestione delle scorte e degli spazi di magazzino.
Come Scrivere Sollecito ritiro merce
Un documento di sollecito per il ritiro merce deve innanzitutto includere chiaramente i dati identificativi del mittente, come il nome completo o la ragione sociale dell’azienda, l’indirizzo, i recapiti telefonici ed eventualmente la partita IVA o il codice fiscale. È importante che sia presente anche la data di redazione della comunicazione, in modo da rendere chiaro il momento in cui viene effettuato il sollecito.
Nella parte iniziale, occorre rivolgersi al destinatario inserendo i suoi dati completi, specificando ragione sociale, indirizzo e ogni riferimento utile all’identificazione. È essenziale chiarire a quale ordine o contratto si faccia riferimento, indicando numeri di ordine, date, descrizione della merce interessata e, se possibile, allegare o menzionare documenti già precedentemente scambiati, come conferme d’ordine o bolle di consegna.
Il corpo della comunicazione deve spiegare in maniera dettagliata la situazione, specificando che la merce è pronta per il ritiro e da quanto tempo lo sia, evidenziando che il termine pattuito per il ritiro è stato superato oppure sta per scadere. È importante sottolineare le eventuali conseguenze del mancato ritiro, come ad esempio l’addebito di costi di giacenza, il rischio di deterioramento della merce o altre clausole contrattuali che si intende applicare in caso di ulteriore inadempienza.
Deve essere indicata chiaramente la richiesta di provvedere entro un termine preciso e ragionevole, fornendo eventualmente orari e modalità per effettuare il ritiro. Se necessario, si possono inserire i riferimenti della persona o dell’ufficio da contattare per prendere accordi o per richiedere ulteriori informazioni.
Infine, il documento deve chiudersi con una formula di cortesia e la firma autografa o digitale del mittente, eventualmente accompagnata da timbro aziendale, per conferire ufficialità e valore alla comunicazione.
Esempio Sollecito ritiro merce
Sollecito ritiro merce – Modello 1
Oggetto: Sollecito ritiro merce pronta presso il nostro magazzino
Gentile Cliente,
La presente per ricordarLe che la merce ordinata con riferimento all’ordine n. [numero ordine] è pronta per il ritiro presso il nostro magazzino.
La invitiamo cortesemente a organizzare il ritiro entro e non oltre [data], al fine di evitare costi di giacenza aggiuntivi.
Restiamo a disposizione per concordare data e orario.
Cordiali saluti,
[Nome e cognome]
[Azienda]
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Sollecito ritiro merce – Modello 2
Oggetto: Promemoria urgente: ritiro merce in giacenza
Spettabile [Nome Cliente],
Con la presente desideriamo sollecitare il ritiro della merce a Lei destinata, pronta da diversi giorni presso i nostri locali.
La preghiamo di contattarci quanto prima per organizzare il ritiro o per comunicarci eventuali difficoltà.
RingraziandoLa per la collaborazione, porgiamo distinti saluti.
[Nome e cognome]
[Azienda]
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Sollecito ritiro merce – Modello 3
Oggetto: Richiesta ritiro merce ordinata – Urgente
Egregio Cliente,
A seguito della Sua ordinazione, La informiamo che la merce è disponibile per il ritiro dal giorno [data].
Poiché non abbiamo ancora ricevuto comunicazioni in merito, Le chiediamo di provvedere al ritiro nel più breve tempo possibile.
Per qualsiasi esigenza, restiamo a disposizione.
Cordiali saluti,
[Nome e cognome]
[Azienda]
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Sollecito ritiro merce – Modello 4
Oggetto: Sollecito ritiro giacenza merce presso magazzino
Gentile [Nome Cliente],
Desideriamo informarLa che la merce relativa all’ordine n. [numero ordine] è ancora in giacenza presso il nostro magazzino.
Le chiediamo gentilmente di organizzare il ritiro entro [data], per evitare oneri aggiuntivi.
Non esiti a contattarci per qualsiasi chiarimento.
Distinti saluti,
[Nome e cognome]
[Azienda]
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Sollecito ritiro merce – Modello 5
Oggetto: Sollecito ritiro merce pronta alla consegna
Spett.le Cliente,
La informiamo che la Sua merce è pronta per il ritiro e attende presso la nostra sede.
Per evitare prolungate giacenze, La invitiamo a provvedere al ritiro entro i prossimi [numero] giorni.
Rimaniamo disponibili per concordare modalità e orari.
Cordiali saluti,
[Nome e cognome]
[Azienda]