Se siete abituati a scrivere mail informali ad amici e parenti, potreste non sapere come scriverne una formale.
Non preoccupatevi perché non siete certo gli unici. Molte persone hanno difficoltà a scrivere una mail formale. Leggendo questa guida scoprirete come riuscirci senza troppa difficoltà.
Le mail formali sono spesso richieste quando si scrive a qualcuno che non si conosce bene. Una mail formale è anche la scelta giusta per alcune situazioni di lavoro. Se non siete sicuri se inviarne una formale o informale, solitamente è meglio optare per la prima.
In questa guida scoprirete quali sono le principali differenze tra una e-mail formale ed una informale. Vedrete esempi delle varie parti di una mail, in questo modo avrete chiara questa differenza. Saprete anche come scrivere correttamente una mail formale, come formattarla ed inviarla. Infine, imparerete come il tipo di firma possa dare maggiore impatto alle vostre e-mail formali.
Cosa aono le mail formali
Una mail formale viene solitamente inviata a una persona che non si conosce bene o a un’autorità. Esempi di persone a cui potreste inviare una mail formale sono il vostro professore, un funzionario pubblico o anche un’azienda con la quale state collaborando.
Se a lavoro prevale un ambiente formale, utilizzate mail formali con il vostro capo e i vostri colleghi, a meno che non vi venga detto di fare diversamente. Molti luoghi di lavoro si stanno orientando verso un ambiente più informale e questo spesso si riflette sulle comunicazioni via mail. Se non siete sicuri di cosa sia giusto per il vostro posto di lavoro, chiedete al vostro referente.
Una mail informale, invece, è solitamente indirizzata a una persona che si conosce bene, spesso si tratta di un amico o di un familiare con cui si è in buoni rapporti. Quando si invia una mail informale, non è necessario preoccuparsi tanto della struttura e del tono.
In effetti, parte di ciò che differenzia una mail formale da una informale è la struttura. La prima ne ha una ben definita, con un saluto, una sezione per la firma, una frase iniziale e un corpo di testo.
Inoltre, in una mail formale si usa un linguaggio diverso da quello di una informale. Evitate di usare abbreviazioni, contrazioni, dialetti vari, emoticon ed espressioni simili. Anche il tono è diverso. Infine, la grammatica e la sintassi di una mail formali devono essere impeccabili, a differenza delle comunicazioni informali.
Ecco un esempio di linguaggio formale per le mail
L’incontro è previsto per il 5 dicembre alle 9:30. Tutti gli studenti devono partecipare. È necessario aggiornare i progetti.
Confrontate il linguaggio formale con quello informale di questa mail
Riunione obbligatoria il 5 dicembre, ore 9:30. Sono necessari aggiornamenti. Ci vediamo lì.
Entrambe le dichiarazioni condividono le stesse informazioni. Ma il tono della prima è molto più formale. Si noti la frase incompleta e il gergo nell’esempio informale.
Scrivere una mail formale
Mentre una mail informale può spesso essere inviata senza pensarci troppo, la scrittura di una mail formale richiede in genere un po’ più di riflessione e di tempo. È necessario considerare attentamente ogni elemento.
Tenendo presente questo aspetto, diamo un’occhiata più da vicino ad alcuni elementi comuni di una mail formale.
Oggetto
L’oggetto è ciò che il lettore vede nella sua casella di posta. Se l’oggetto è fuorviante o manca di informazioni, la vostra mail potrebbe non essere letta. Il messaggio potrebbe addirittura finire in spam. Più la mail è formale, più l’oggetto deve essere dettagliato. Ma attenzione a non rendere l’oggetto troppo lungo.
Ecco un esempio di oggetto formale per
Riunione obbligatoria degli studenti: 5 dicembre, ore 9:30.
Confrontate questa riga con l’oggetto di questa mail informale
Prossima riunione
Notate che il primo oggetto è più informativo e completo. L’oggetto informale, inviato a una persona che conoscete bene, sfiora appena l’argomento.
Saluto
Il saluto si rivolge direttamente alla persona a cui si sta inviando la mail. È sempre utilizzato nei messaggi di posta elettronica formali, ma a volte viene saltato in quelli informali. Ecco alcuni esempi di saluti formali e informali:
Se state inviando la mail a un gruppo, indirizzatela all’intero gruppo. Ecco un esempio
Gentili studenti,
Se avete il nome della persona alla quale volete inviare la mail, è corretto usare il suo nome insieme al titolo.
Ecco un esempio di saluto formale per una persona
Gentile professor Rossi,
Se non conoscete il nome della persona che state cercando di contattare, dovete fare il possibile per scoprire questa informazione. Come ultima risorsa, va bene indirizzare la mail al titolo della persona che si spera di raggiungere. Ecco un esempio di saluto formale senza nome:
Spett.le direttore delle risorse umane,
Se non si conosce né il nome né il titolo della persona si può usare questo saluto
A chi di dovere,
Confrontate gli esempi di saluto formale con i seguenti saluti informali
Saluto informale per un gruppo
Ehi, classe!
Saluto informale per un individuo
Ciao Luca,
Come si può notare, i saluti formali e informali sono molto diversi tra loro.
Introduzione
L’apertura di una mail formale richiede spesso che il mittente si presenti. Al contrario, lemail informali sono inviate a qualcuno che si conosce e la presentazione non è necessaria.
Ecco un esempio di apertura di una mail formale:
Mi chiamo Mario Rossi. Sono il professore di Statistica dell’Università XYZ. Questo messaggio è rivolto a tutti gli studenti in corso.
Corpo
Il corpo di una mail formale di solito spiega bene lo scopo del messaggio. Anche se il corpo contiene informazioni dettagliate, in una mail formale è importante scrivere in modo chiaro e conciso. Ricordate che il lettore non vi conosce e potrebbe non conoscere l’argomento e non volete che il destinatario fraintenda un punto importante.
Chiusura
Il modo in cui si conclude una e-mail formale è altrettanto importante. Poiché la chiusura è l’ultima cosa che il destinatario vede, questa deve lasciare un impatto.
Una buona chiusura formale ricorda al lettore chi siete. Dovrebbe infatti includere il vostro nome e cognome, le informazioni di contatto e il titolo, se appropriato. Se potete, utilizzate un modello di firma professionale per ottenere un maggiore impatto.
Per una mail informale, invece, la chiusura può essere molto disinvolta. In alcuni casi, se si conosce bene il destinatario, si può addirittura ometterla.
Il modo più comune di iniziare una chiusura formale è con la frase Cordiali saluti. Può essere una chiusura comune, ma è una certezza.
Ecco un esempio di chiusura formale di una mail
Cordiali saluti,
Mario Rossi
Professore di Statistica, Università di XXX
[L’indirizzo mail va qui]
[Il numero di telefono va qui]
Adesso avete le informazioni necessarie per scrivere ogni sezione di una mail formale. Le mail formali sono molto simili a quelle professionali, poiché queste sono spesso scritte in uno stile formale. I principi che si applicano alle email professionali sono utili anche per le email formali.
Formattazione e strutturazione di una mail formale
Mentre molte mail informali non sono strutturate, il modo in cui formattate e strutturate le vostre mail formali è importante. Come minimo, una mail formale dovrebbe contenere tutti i seguenti elementi
-Oggetto. Siate specifici, ma concisi. Molti esperti concordano sul fatto che l’oggetto ideale sia lungo da sei a dieci parole.
-Saluto. Rivolgetevi al destinatario per nome, se possibile. Usare i titoli, se appropriati. Ad esempio, scrivete “Gentile professor Rossi” e non ” Ehi”.
-Testo del corpo. Questa sezione spiega il messaggio principale della mail. Per una mail formale, utilizzate una grammatica corretta e frasi complete.
-La chiusura della mail deve essere formale. Utilizzate il vostro nome e cognome. Se state scrivendo per conto di un’organizzazione e conoscete il titolo della persona a cui state inviando l’e-mail, usatelo.
La scelta del carattere è importante anche per la formattazione di una mail formale. Sebbene molte piattaforme di posta elettronica moderne permettano di utilizzare una grande varietà di font, è meglio scegliere uno standard e leggibile come Verdana, Calibri, Times New Roman o Georgia. Anche Helvetica e Arial sono caratteri sans-serif comuni.
Evitate i font particolari come Comic Sans, i font di scrittura a mano come Bradley Hand e i font di scrittura come Brush Script. Ricordate che se scegliete un carattere insolito per le vostre e-mail formali, questo potrebbe non essere supportato da alcune piattaforme di posta elettronica.
Inoltre, limitatevi a uno o due font nelle vostre e-mail formali. L’uso di troppi caratteri diversi può far sembrare l’email troppo informale mentre un numero eccessivo di caratteri può renderla meno leggibile.
Invio di una mail formale
Dopo aver scritto e formattato la vostra mail formale, siete quasi pronti a inviare il messaggio. Ma prima controllate attentamente la vostra mail. In particolare cercate
-Errori di ortografia
-Errori nel nome
-Errori di battitura
-Errori grammaticali
Ricordate che una mail sciatta e piena di errori fa una pessima impressione.
Inoltre, se volete essere presi sul serio, prestate attenzione all’indirizzo e-mail che utilizzate. Molte persone hanno indirizzi mail che non sono appropriati per le mail formali. Idealmente il vostro indirizzo e-mail dovrebbe essere una variante del vostro nome senza caratteri aggiuntivi.
Ecco alcuni esempi di indirizzi e-mail appropriati e inappropriati:
Indirizzo #1
amantedeigattini1@indirizzomail.com
Conservate questo tipo di indirizzo mail per le mail occasionali a parenti e amici.
Indirizzo #2
mariorossi@indirizzomail.com
Questo indirizzo può essere utilizzato per mail formali e professionali.
Nota: gli indirizzi mail utilizzati qui e in tutto l’articolo sono solo a scopo esemplificativo. Non intendono rappresentare indirizzi mail reali.
Se siete studenti o scrivete per conto di un’organizzazione, è buona norma utilizzare l’indirizzo e-mail fornito dal vostro istituto scolastico o dall’organizzazione che rappresentate.
Alcune università, ad esempio, forniscono ai propri studenti indirizzi mail nel formato nomecognome@nomeuniversità.edu.