In questa guida spieghiamo come scrivere una richiesta di rimborso generica.
Hai recentemente versato una somma superiore all’importo richiesto e ti sei reso conto che il destinatario non ha provveduto a rimborsarti? Se non sei disposto ad aspettare ulteriormente, è arrivato il moneto di capire come scrivere una richiesta di rimborso adatta alle tue esigenze. Grazie a una comunicazione di questo tipo infatti, il fornitore dei servizi richiesti potrà prendere visione della dimenticanza, procedendo così il prima possibile all’invio sul tuo conto della somma dovuta.
Come è giusto aspettarsi infatti, è normale che un rimborso richieda qualche giorno di elaborazione, ma quando i tempi diventano eccessivamente lunghi o quando la controparte sembra svanire nel nulla allora è il caso di passare all’attacco.
Se anche tu ti trovi in una situazione simile ma non sai come muoverti per paura di sbagliare, rimani con noi: in questo articolo ti aiuteremo a scrivere una domanda di rimborso corretta ed inequivocabile, così da farti prontamente corrispondere dai responsabili la cifra dovuta. Prima di cominciare però, cerchiamo di capire meglio che cos’è una richiesta di rimborso e quali sono le situazioni in cui più frequentemente viene utilizzata.
Quando si Invia una Richiesta di Rimborso
La richiesta di rimborso è una comunicazione di tipo formale inviata da un utente, consumatore o cliente ad un’azienda o a un fornitore di servizi pubblici. Essa si configura più nel dettaglio come la richiesta da parte del pagante di ricevere indietro parte della somma versata, in quanto essa eccede il reale valore del servizio o del bene ricevuto.
Nella quotidianità quindi è molto probabile incorrere nella richiesta di rimborso, in quanto può capitare che un ente pubblico, un’impresa o un negozio forniscano un servizio o vendano della merce che non corrisponde alle aspettative dell’utente/cliente. A titolo di esempio, è possibile scrivere ed inviare una richiesta di rimborso quando
-Sono state versati tasse e contributi per un importo superiore a quello realmente richiesto. In questi casi è necessario inoltrare una richiesta di rimborso all’Agenzia delle entrate, anche definita istanza di rimborso;
-Se il prodotto acquistato non funziona come dovrebbe o è difettoso. In questi casi la richiesta di rimborso è spesso preceduta dalla procedura di reso;
-Se il servizio fornito non rispetta i termini contrattuali o se non è fornito del tutto;
-Se è stata addebitata su carta di credito o conto corrente una somma non autorizzata dal proprietario di questi ultimi;
Come si Scrive la Richiesta di Rimborso
Per affrontare ed evadere più velocemente le richieste, alcune aziende o enti mettono a disposizione dell’utente un modulo precompilato di richiesta di rimborso. Quest’ultima è spesso scaricabile in formato testuale editabile o in PDF dal sito ufficiale dell’ente o del negozio, e consiste in un documento contenente una serie di righe e campi da compilare con le informazioni richieste. Se l’azienda con cui dialoghi mette a disposizione questa opzione, ti consigliamo di usufruirne subito. In caso contrario, prosegui nella lettura e scopri come scrivere una richiesta di rimborso a partire da zero.
Ricorda che a seconda del tuo caso specifico, sarai tu a dover personalizzare le informazioni contenute nella tua richiesta di rimborso. Fortunatamente però questo tipo di documento presenta una struttura standard che è davvero facile da adattare alle varie situazioni. Quella che trovi di seguito quindi, è l’impostazione generale di una richiesta di rimborso da destinare ad enti e negozi che non abbiano messo a tua disposizione un modulo apposito.
-Intestazione. Come parte iniziale del documento, ricorda di inserire nella parte in alto a destra del foglio una sezione dedicata all’elenco dei dati del destinatario. Fatto ciò, indica data e città e passa alla compilazione dell’oggetto della richiesta, che dovrà semplicemente essere denominata “Richiesta di rimborso ordine n.”. Inserire l’oggetto è molto importante in quanto permette al destinatario di orientarsi più rapidamente.
-Introduzione. Come prima informazione, inserisci nelle righe immediatamente sottostanti l’oggetto tutti i tuoi dati personali, che introdotti dalla voce “Il sottoscritto” dovranno includere:
Nome
Cognome
Luogo e data di nascita
Indirizzo di residenza (via, numero civico, città, cap e provincia)
codice fiscale
indirizzo email
numero di telefono
inoltre, ricorda di includere se necessario un riferimento al tuo ruolo/alla tua posizione nei confronti dell’ente. Questa parte può essere utile per esempio se richiedi un rimborso relativo a tasse versate su immobili. In questo caso, aggiungi ai tuoi dati personali una sezione che inizi con la dicitura “in ruolo di” dove elenchi se sei proprietario, legale rappresentante o se ricopri altri ruoli che ti permettono di richiedere il rimborso.
Se invece hai semplicemente acquistato un bene, prosegui la tua richiesta elencando tutte le sigle e le caratteristiche principali dell’ordine, così come data della transazione, importo pagato e richiesta di rimborso naturalmente espressa in cifre. Se non sei soddisfatto di un prodotto, elenca tutte le motivazioni che ti hanno spinto a chiedere il rimborso, cercando di essere chiaro e conciso.
-Richiesta vera e propria. Dividi la prima sezione dalle altre con la richiesta espressa dalla dicitura “Chiede” e successivamente una riga contenente la dicitura “il rimborso di euro ________, relativo alla pratica n° ________”.
Ricordati di riportare con precisione l’entità della somma versata e di quella dovuta, scrivendola sia in parole sia in numeri seguiti dalla virgola. Se richiedi una cifra tonda, come per esempio 180 euro, scrivi sempre “centottanta,00” o “180,00”.
Fatto ciò, e dopo aver verificato la correttezza di tutti i dati e degli importi versati e richiesti, prosegui la redazione del messaggio indicando quale metodo di rimborso preferisci tra versamento su conto corrente, su carta prepagata o su altre forme di transazione come per esempio il saldo in app. allegando tutti i documenti che possono aiutare l’esercente o l’ente a prendere rapidamente visione della transazione. Naturalmente, se stai redigendo la richiesta tramite computer, ricorda che potrai inserire nella mail anche allegati sotto forma di immagine, possibilmente ricavati grazie ad una selezione di screenshot fatta con un’applicazione dedicata. Più chiari saranno i riferimenti all’ordine o al servizio per il quale richiedi il rimborso, più elevata sarà la possibilità di riceverlo.
I tempi necessari ad un ente o ad un’azienda per valutare la pratica ed emettere il rimborso possono variare sensibilmente in base ad un vasto numero di fattori. Generalmente, l’interesse della controparte è quella di rispettare al meglio i tempi indicati nei contratti o comunque nei termini di servizio, ma se il volume di traffico è elevato è possibile che trascorrano più giorni rispetto a quelli indicati.
Quanto detto è particolarmente vero quando si ha a che fare con enti pubblici, siano essi comunali o nazionali, e pertanto non c’è da stupirsi se dopo settimane o mesi dall’invio della lettera o dell’email trascorrerà molto tempo. Se decidi di procedere all’inoltro con la posta elettronica però, hai dalla tua parte un possibile vantaggio, ovvero quello di utilizzare la PEC, posta elettronica certificata. Questa scelta si rivela particolarmente importante se intendi comunicare con la pubblica amministrazione.
Fac simile richiesta di rimborso
Di seguito è possibile trovare un fac simile richiesta di rimborso Word da scaricare.
