Il sollecito pagamento fattura è una comunicazione formale inviata da chi ha emesso una fattura al proprio cliente nel caso in cui il pagamento previsto non sia stato effettuato entro la scadenza concordata. Questo strumento serve a ricordare in modo cortese ma deciso l’obbligo di saldare il debito, offrendo al destinatario la possibilità di regolarizzare la propria posizione senza incorrere in ulteriori conseguenze, come interessi di mora o azioni legali. È un passaggio fondamentale per tutelare la liquidità dell’azienda e mantenere rapporti professionali corretti, sollecitando il rispetto degli accordi presi tra le parti.
Come Scrivere Sollecito pagamento fattura
Quando si redige un sollecito di pagamento relativo a una fattura, è fondamentale che il testo contenga alcune informazioni essenziali per risultare efficace, chiaro e professionale. In primo luogo, occorre identificare chiaramente il destinatario del sollecito: bisogna quindi includere il nome della persona o dell’azienda a cui è indirizzata la comunicazione, spesso accompagnato da recapiti precisi come indirizzo, indirizzo e-mail o altro riferimento utile. All’inizio della comunicazione è importante presentarsi, specificando la propria identità o quella della propria azienda, soprattutto se il rapporto commerciale non è continuativo e il destinatario potrebbe non riconoscere immediatamente il mittente.
Nel corpo del testo, bisogna poi richiamare la fattura oggetto del sollecito. Questo significa indicare con precisione il numero della fattura, la data di emissione, l’importo totale dovuto e la data di scadenza originaria del pagamento. Questi dati permettono al destinatario di identificare senza ambiguità il documento contabile a cui ci si riferisce e di verificare facilmente la situazione amministrativa. È utile anche menzionare la natura dei beni o dei servizi forniti, soprattutto se si tratta di rapporti saltuari o se il destinatario gestisce molteplici fornitori.
Un altro elemento importante è la formulazione della richiesta di pagamento: il tono deve essere professionale ma fermo, sottolineando che si tratta di una comunicazione ufficiale e che si attende il saldo della fattura in sospeso. È opportuno indicare chiaramente le modalità con cui effettuare il pagamento, specificando eventuali coordinate bancarie, riferimenti per bonifici o altri sistemi accettati, e ricordando se, a seguito del ritardo, siano previsti interessi di mora o altre conseguenze contrattuali. Nel caso in cui siano già trascorsi diversi giorni rispetto alla scadenza, è consigliabile anche indicare il nuovo termine entro cui si richiede il pagamento prima di passare a eventuali azioni successive, come l’affidamento del credito a società di recupero o l’avvio di procedure legali.
Infine, la comunicazione deve concludersi con una formula di cortesia, mantenendo un atteggiamento rispettoso ma risoluto, e deve riportare i dati di contatto del mittente per eventuali chiarimenti o comunicazioni. È anche buona prassi allegare o richiamare in modo puntuale la fattura oggetto del sollecito, in modo che il destinatario possa facilmente reperirla e verificare ogni dettaglio. Tutte queste informazioni, unite a una struttura chiara e a un linguaggio professionale, contribuiscono a rendere il sollecito uno strumento efficace per ottenere il pagamento dovuto e mantenere rapporti corretti con il cliente.
Esempio Sollecito pagamento fattura
Sollecito pagamento fattura – Primo avviso
Oggetto: Sollecito pagamento fattura n. [numero fattura] del [data]
Gentile [Nome Cliente],
Desideriamo ricordarLe che la fattura n. [numero fattura] del [data], per un importo di € [importo], risulta ancora insoluta.
La preghiamo di provvedere al saldo entro 7 giorni dal ricevimento della presente, al fine di evitare eventuali disagi.
Restiamo a disposizione per qualsiasi chiarimento.
Cordiali saluti,
[Nome Azienda]
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Sollecito pagamento fattura – Secondo avviso
Oggetto: Promemoria urgente – Fattura n. [numero fattura] scaduta
Gentile [Nome Cliente],
Con la presente La informiamo che la fattura n. [numero fattura] del [data] non risulta ancora saldata.
La invitiamo a procedere al pagamento entro 5 giorni per evitare ulteriori solleciti o l’applicazione di interessi di mora.
Per qualsiasi necessità, non esiti a contattarci.
Distinti saluti,
[Nome Azienda]
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Sollecito pagamento fattura – Avviso formale
Oggetto: Avviso formale di mancato pagamento – Fattura n. [numero fattura]
Egregio [Nome Cliente],
La presente per comunicarLe che, nonostante i nostri precedenti solleciti, la fattura n. [numero fattura] del [data] risulta ancora non pagata.
Le chiediamo cortesemente di effettuare il pagamento entro e non oltre 3 giorni dalla ricezione di questa comunicazione.
In caso contrario, saremo costretti ad adottare ulteriori misure.
Cordiali saluti,
[Nome Azienda]
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Sollecito pagamento fattura – Preavviso azioni legali
Oggetto: Preavviso azioni legali – Mancato pagamento fattura n. [numero fattura]
Gentile [Nome Cliente],
Constatato il persistere del mancato pagamento della fattura n. [numero fattura] del [data], La informiamo che, in assenza di riscontro entro 2 giorni, ci vedremo costretti a procedere per vie legali.
Restiamo comunque disponibili per chiarimenti o per trovare una soluzione concordata.
Cordiali saluti,
[Nome Azienda]
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Sollecito pagamento fattura – Comunicazione finale
Oggetto: Comunicazione finale – Fattura n. [numero fattura] ancora insoluta
Egregio [Nome Cliente],
Non avendo ricevuto il pagamento della fattura n. [numero fattura] del [data], né alcuna risposta ai precedenti solleciti, siamo obbligati a trasferire la pratica al nostro ufficio legale.
Le chiediamo di regolarizzare la posizione entro 24 ore per evitare ulteriori conseguenze.
Cordiali saluti,
[Nome Azienda]