Consegnare una ricevuta a conferma di ogni canone pagato tutela tanto il proprietario quanto l’inquilino. Il locatore dimostra la corretta dichiarazione dei redditi e, se in regime di “cedolare secca”, certifica di aver incassato la somma nei termini previsti; l’inquilino, a sua volta, dispone di una prova scritta utile per detrazioni fiscali o, più semplicemente, per dimostrare di essere in regola in caso di contestazioni. La ricevuta, quindi, dev’essere redatta in modo chiaro, priva di ambiguità e completa di tutte le informazioni che la legge — o la prassi tributaria — considera indispensabili.
Elementi obbligatori di una ricevuta di locazione
Ogni ricevuta di pagamento affitto deve contenere: i dati identificativi delle parti (nome, cognome, codice fiscale e residenza del locatore; nome, cognome e codice fiscale dell’inquilino), l’indirizzo dell’immobile locato, il riferimento al contratto (numero di registrazione e data), il periodo cui il pagamento si riferisce e l’importo versato, specificando se comprende o esclude oneri accessori. Alla somma occorre aggiungere l’indicazione del mezzo con cui è stato effettuato il versamento — bonifico, assegno, contanti entro i limiti di legge — e la data di effettivo incasso. Di prassi si inserisce anche la dicitura “quietanzato” o “ricevuta a saldo” per attestare che nulla è più dovuto per quel periodo.
L’applicazione della marca da bollo – Quando serve e quando no
Se il contratto non è soggetto a cedolare secca, la ricevuta rientra nei documenti ai quali la normativa prevede l’imposta di bollo da due euro ogni importo superiore a settantasette euro e quarantasette centesimi. La marca deve essere datata con lo stesso giorno dell’emissione e annullata indicando bene il numero progressivo della ricevuta, così da evitare contestazioni. Nella cedolare secca, invece, l’imposta di bollo non è dovuta né sul contratto né sulle ricevute successive, a condizione che la clausola di opzione sia stata regolarmente indicata nell’accordo registrato.
La numerazione progressiva e l’archivio
Pur non essendo un obbligo di legge, numerare in modo progressivo le ricevute consente una ricostruzione cronologica immediata e facilita eventuali controlli fiscali. Il proprietario dovrebbe conservare copia cartacea o digitale per dieci anni, periodo utile a superare i termini di accertamento tributario. L’inquilino, d’altra parte, dovrebbe custodirle per tutta la durata della locazione e almeno cinque anni dopo il rilascio dell’immobile, così da fronteggiare qualsiasi richiesta di arretrati.
Redazione pratica di una ricevuta
Un modello semplice prevede l’intestazione “Ricevuta di pagamento canone di locazione”, seguita dall’indicazione di chi rilascia la quietanza e di chi la riceve. Dopo i dati anagrafici s’inserisce il testo: “Dichiaro di aver ricevuto da [nome inquilino] la somma di euro [importo in cifre e in lettere], a saldo del canone relativo al mese di [mese e anno], per l’immobile sito in [indirizzo completo], contratto registrato il [data] al n. [numero] presso l’Agenzia delle Entrate di [ufficio]”. Chiude la ricevuta la formula “La presente viene rilasciata per ogni uso consentito dalla legge” e la firma autografa del locatore. Se esiste obbligo di bollo, la marca da due euro va applicata in alto a destra, con la nota di annullamento affiancata alla firma.
Ricevuta digitale e tracciabilità dei pagamenti
La legge italiana non vieta di emettere ricevute in formato elettronico purché riportino firma digitale o scansione della firma autografa e siano trasmesse con mezzi che garantiscano la data certa (PEC, per esempio). Se il pagamento avviene tramite bonifico o altra forma tracciabile, l’allegato estratto conto rafforza la validità probatoria. In caso di pagamento in contanti, invece, la ricevuta cartacea continua a restare la forma più sicura: una firma originale e la contestuale consegna in presenza escludono dubbi sulla genuinità del documento.
Errori da evitare
Le lacune più frequenti riguardano l’omissione del riferimento contrattuale, l’assenza della data di pagamento e l’importo espresso solo in cifre senza la corrispondente dicitura in lettere. Quest’ultima riduce il rischio di manomissione: modificare un numero è più semplice che alterare la descrizione letterale della somma. Altra disattenzione diffusa è dimenticare di indicare il periodo di competenza: senza l’esplicito richiamo a “canone del mese di…”, la ricevuta potrebbe essere contestata come generica e quindi inefficace. Infine, collocare la marca da bollo a piè di pagina invece che in testa alla ricevuta non costituisce errore sostanziale, ma va evitato: l’amministrazione finanziaria richiede che il tributo stia sulla prima facciata del documento.
Esempio Ricevuta per Pagamento Affitto
RICEVUTA DI PAGAMENTO CANONE DI LOCAZIONE n. _____ / _____
Locatore (che rilascia la quietanza)
Nome e Cognome / Ragione sociale ___________________________________________
Codice fiscale / P. IVA ___________________________________________
Indirizzo ___________________________________________
CAP ________ Comune ______________________
Recapito (tel./e-mail) ___________________________________________
Conduttore (che effettua il pagamento)
Nome e Cognome ___________________________________________
Codice fiscale ___________________________________________
Indirizzo di residenza ___________________________________________
Immobile locato
Indirizzo completo ___________________________________________
CAP ________ Comune ______________________
Contratto di locazione registrato il ___/___/________ al n. __________ presso l’Agenzia delle Entrate di ______________________
Regime fiscale: ☐ ordinario ☐ cedolare secca (barrare la casella corretta)
Dichiaro di aver ricevuto in data ___/___/________ la somma di
€ ____________ (_________________________ euro)
a saldo del canone di locazione relativo al periodo
☐ mensile mese di ______________________________ 20____
☐ altro periodo : dal ___/___/________ al ___/___/________
Modalità di pagamento
☐ Bonifico bancario – CRO/Ref. ___________________________
☐ Assegno n. __________ banca ___________________________
☐ Contanti (nei limiti di legge)
☐ Altra modalità _________________________________________
Spese accessorie comprese nell’importo ☐ Sì ☐ No
(Se “No”, indicare a parte la quota spese) ___________________________
Dichiaro inoltre che, a seguito del presente incasso, nulla è più dovuto per il periodo sopra indicato.
Luogo ________________________, lì ___/___/________
_______________________________ _______________________________
(Firma leggibile del locatore) (Firma per ricevuta del conduttore)*
*facoltativa
▢ Marca da bollo da € 2,00 applicata e annullata ai sensi di legge
(non dovuta se il contratto è in cedolare secca)